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「生産性向上」に使える最新ツールはこれ!基礎知識と共にご紹介

労働人口の減少にともない、採用市場はこれからますます売り手市場となっていきます。企業の人事担当者は、今以上に採用難に頭を悩ませる未来が予見されています。

新たな人材の確保にむけた採用強化も重要ですが、従業員の生産性を向上させることも大切です。少ない人数でも一定の成果を出し続けるためには、一人一人の労働生産性を上げる必要があるからです。そのため、福利厚生を充実させて職場環境を改善し、生産性の向上をはかる企業が増えてきています。

今回は、「生産性の向上」というキーワードに焦点をあて、基礎知識を解説するとともに、すぐに使える便利な最新ツールをご紹介していきます。

生産性向上って何を指すの?

まずはじめに生産性とは何か、理解しましょう。生産性とは、生み出した成果に対してどれだけ生産資源を投入したかの比率のことを指します。

つまり 成果量(業務量)÷ かかった時間

で求めることができます。生産性を向上させるためには、成果量を増やす、もしくは時間を短縮するしかありません。

生産性が向上するメリット

生産性を向上させるメリットには、売上の増加やコスト削減、ワークライフバランスの実現が挙げられます。また日本という国レベルで考えると、経済成長率の上昇に寄与します。

売上増加/コスト削減

生産性が向上すると同じ時間でもより大きい成果を生み出すことができ、売上の増加や今まで残業していた分のコスト削減が期待できます。そのためにより集中できるようなオフィス環境の改善・無駄な業務のIT化などの施策がとられます。

ワークライフバランスの実現

生産性向上することで、労働時間を短縮でき、仕事以外のプライベートな時間を増やすことができます。プライベートが充実すると、モチベーションが向上し、仕事にも良い影響を与えます。結果的に生産性向上につながります。

経済成長率上昇

各企業で生産性が向上すれば、企業が生み出す価値が増大し、日本全体の経済成長が推進します。会社個別としてだけでなく、日本全体を考えても、生産性向上は取り組まなければならない問題です。

生産性を向上させる3つのステップ

では生産性を向上させるためには何が必要でしょうか?生産性向上に欠かせない3つのステップについて説明します。

目的を明確にする

まずは生産性向上の目的を明確化しなければなりません。圧倒的な成果、労働時間の短縮など目的によって行うべき施策が変わってくるので、生産性を向上させるためには欠かせないことです。

現状を理解する

目的が明確になったら、次に現状を理解しましょう。具体的には、現状の業務の種類、業務の進め方、各業務への時間のかけ方を見える化させることで、体系的に業務を把握できます。体系的に把握することで、会社としてどこにリソースを注力すべきかを明確にすることができます。

具体的な施策の実施

現状が明らかになったら、目的を達成するためにできる具体的な施策を考えましょう。ここにきてようやく具体的な施策を考えます。生産性を向上させたい時、いきなり施策から考えてはいけません。目的・現状把握ができていないと効果が半減してしまうからです。

 

生産性向上に使えるツール

それでは、実際に社内で使える生産性向上のためのツールを「全社向け」「チーム向け」「個人向け」の3つに分けて紹介していきます。会社の課題感や改善したい部分に合わせて、使うツールを選定してみてください。

全社向けの生産性改善

Geppo

サイバーエージェントとリクルートがタッグを組んでリリースした、職番環境モニタリングツールです。従業員に毎月たった3問の質問に答えてフリーコメントを記入するだけで、職場環境の問題点や課題を洗い出せるというもの。まさに、働き方改革にはうってつけのツールです。レポートの送信や管理はシステムが自動で行ってくれるため、担当者の負担のほとんどありません。まずは社内の課題を正確に把握したいという企業はこちらを検討してみてはどうでしょうか。

■解決できる課題:課題の洗い出し、職場環境の改善

■20,000円/月~

Geppoについて詳しく見る

 

チャットワーク

導入企業が182,000社を超える社内チャットツールの金字塔です。チャット機能だけでなく、ビデオ通話機能やファイルの共有・管理、タスクの共有など豊富な機能がそろっているところがチャットワークの魅力です。遠方の社員と遠隔で会議を行ったり、チャットワーク上で会議資料を共有することも簡単です。エンタープライズ版に加入すれば、社外ユーザーを制限したり、必要なメンバーとだけ情報を共有するなど、情報漏洩を防ぐこともできます。無駄な業務の削減し、社内全体の業務効率化に役立てることができるツールです。

■解決できる課題:業務効率化、社内コミュニケーションの促進

■NT$160~/月

チャットワークについて詳しく見る

 

チームの生産性改善

Trello

Trelloは無料で使えるタスク管理ツールです。タスクをカードに書き込んで視覚的に管理するかんばん形式のツールになっています。使い方はとても簡単で、タスクの数だけカードを作成し、進捗状況に合わせてカードを移動していきます。プロジェクトやチームごとにリストを管理することで、組織内のタスク進捗状況を柔軟に管理することが出来ます。無料版でも十分に活用できる機能がそろっているので、すぐに使い始められるのも嬉しいですね。

■解決できる課題:業務効率化、タスク管理

■無料版:0円

ビジネス版:$99.9/月~

Trelloについて詳しく見る

 

toggl

作業時間を計測できるツールです。togglはとにかくシンプルなツールで、作業名とプロジェクト名をいれて、スタートボタンを押すだけ。作業が終わったらストップボタンを押せば、どの作業にどのくらいの時間をかけたのかデータが蓄積されていきます。後から作業時間の修正や追加もできるので、入力忘れがあっても安心です。計測したデータはレポートとして出力できるので、プロジェクトやチームメンバーの生産性を可視化することができます。

■解決できる課題:業務効率化、個人のモチベーション向上

■無料版:0円

有料版:$9/月~

togglについて詳しく見る

 

個人の生産性改善

todoist

こちらは利用者の多いとても有名なツールですね。Todoリストの管理ツールです。タスクを書き込んで締め切りをアラートしてくれる機能はもちろん、一日や一週間単位で目標を設定して自身のモチベーション管理をすることもできます。進捗を可視化して確認する機能もあり、スマホアプリでも使いやすいのが特徴です。

■解決できる課題:業務効率化、個人のモチベーション管理

■ベーシック版:無料(機能制限あり)

プレミアム版、ビジネス版:3,500円/年

todoistについて詳しく見る

 

Evernote

営業など外回りが多い職種の方におすすめしたいのがEvornoteです。作業中のファイルやアイデアのメモをクラウド上で管理できるツールです。外出中でもEvornoteに保存したファイルは、パソコンだけでなくスマホやタブレットなどあらゆる端末からアクセスすることもできます。また、オフラインでも作業できるのがEvornoteの強み。オフラインで作業した内容も、次にネットにつないだ段階で自動で同期されるので、どこにいてもどんな環境でも作業を中断する必要が無くなります。

さらに、ファイルだけなく、航空券やホテルの予約確認メールやeチケットもEvornoteに保存することができます。外回りや出張の多い職種の方は、ぜひEvornoteを試してみてください。

■解決できる課題:業務効率化

■ベーシック版:0円

プレミアム版:5,200円/年

Evornoteについて詳しく見る

 

まとめ

一口に生産性の向上と言っても、課題によってとるべき施策は様々です。現代は便利なサービスがたくさん登場していますが、利用する目的を明確にしなければ、求める効果は得られません。

まずは、自社の課題は何なのか、解決すべき原因はどこにあるのかを明確にするところから始めましょう。せっかく導入したのに、期待したような効果が得られていない……なんて状況に陥らないように、課題に合わせたツールを選ぶよう注意してくださいね。

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