オフィスおかん導入企業1200社突破!自動販売機プランもスタート

デキる総務になるために!会社の郵便物対応で知っておくべきポイント

会社の郵便物には、会社から出す郵便物と、会社に届く郵便物の2種類があります。

会社から郵便物を出すとき、会社に届いた郵便物対応をするとき、それぞれに、総務担当者が知っておくべきポイントがあります。

今回はそれぞれについてご説明いたします。

会社から出す郵便物

切手を買ってきて、切手を貼って、ポストに投函してというのは、よほど郵便物が少ない会社でもなければ、結構手間がかかります。

郵便物の数が10通以上の場合は、いちいち切手を貼ったり、料金を払ったりする手間を省くことができます。

料金別納

郵便物が10通以上なら、「料金別納」という方法が使えます。郵便局の窓口に郵便物を持っていって、郵便料金の合計をまとめて支払うことができます。

料金後納

毎月の郵便物が合計50通以上なら、「料金後納」という方法もあります。1か月の郵便料金の合計が、金融機関の口座から自動的に引き落とされます。「お客さまカード」を作る、担保を提供する、などの事前の手続きが必要です。

料金後納の場合には、郵便物を出す方法も、郵便局への持ちこみだけではありません。専用ケースに郵便物を入れて、ポストに投函すればすむ「後納ポストイン」という方法もあります。

郵便物の集荷

郵便物の数が多ければ、会社まで定時集荷に来てもらえることもあります。

ただ、定時集荷については、郵便局のホームページを見ても、明確な記載がありません。すべての郵便局が対応しているわけではなく、利用条件も郵便局によって異なります。

おそらく会社の最寄りの郵便局にお世話になることが多いと思いますので、一度会社の近くにある郵便局に相談してみてください。

郵便物を出すときの宛名に注意!

郵便物を出す際には「様」「御中」などの敬称の誤りには注意しましょう。宛名書きに用いる敬称一覧は以下のようになります。

会社名あて (社名) 御中
部署名あて (社名+部署名) 御中
会社の人物あて (社名+部署名+名前)

気をつけたいポイントは人物あての際は、社名に御中をつけずに人物名に対して様をつけます。こうした点で誤ちを犯してしまうと会社の印象に響いてしまいます。

返送用封筒があった場合
中には郵便物の中に返送用の封筒を用意してくれている場合もあり、あらかじめ返送先である相手の会社名や人物名が記載されてることがあります。そのとき、会社名や人物名のあとに「行」という記載がありますが、それは相手方の書き方なので敬称ではありません。そのような場合には、「行」という記載を縦線2本の打ち消し線を引き、その左か下に以下のように訂正して書きます。

会社名 行→御中
人物名 行→

会社に届く郵便物

郵便物が会社に届く時間帯は、おおむね一定です。これは郵便局の局員の配送するルートが概ね決まっているからです。配送員ごとのエリアの担当や、効率的に回るための道順などを考慮しているため、1日の貨物量によって多少は前後しますが、概ね同じくらいの時間に到着することが多いはずです。この時刻を把握しておけば、無駄にメールボックスまで往復しなくてすみます。

郵便物によっては、受領印を求められるものもあります。受付に配達員が来たとき、すぐに対応できるよう、ハンコを手元に用意しておくのをお忘れなく。

会社に届く郵便物は開封する?開封しない?

会社に届いた郵便物を仕分けて宛先別に配るとき、総務担当者が開封したほうがいいのか? 開封しないほうがいいのか?というところは気になるかと思います。

この問いに、こうしなければならないという正解があるわけではありません。会社ごとに、慣習なり、暗黙のルールなりがあります。

たとえ仕事の書類でも、宛名に自分の名前がある以上、他人に開封されなくない、という人もいます。一方で、郵便物を開封しなかったことで、書類の確認が遅れ、仕事に支障をきたした、というケースもあります。

ただし、宛名に「親展」とある場合には、開封は控えます。

基本的には今までどのようなルールや対応で郵便物を取り扱っていたかという既存のやり方通りにするのが一番問題がないですが、もしいままでと違う対応方法にするなら、自己判断せず、上司や先輩に相談しましょう。

郵便物を開封すると罪になる?

刑法第133条には「秘密を侵す罪」として「信書開封」があります。「正当な理由がないのに、封をしてある信書を開けた者」に対して、懲役や罰金が定められています。

郵便局のホームページでよれば、領収書や見積書なども信書に該当します。ただ、総務担当者が、会社に届いた郵便物を開封することが「正当な理由がない」とみなされるかは、一概には言えません。

開封の有無もふくめ、郵便物の対応方法について、ルールを明文化することもおすすめです。

会社の郵便物対応は「雑用」ではない!

連日、大量の郵便物対応となると、ついつい気が緩んだり、面倒くさくなったりするときがあるかもしれません。担当者ごとに仕分けて届けても、まったく感謝されなかったり、雑用として軽んじられたり……。

しかし、やる気を失って雑な対応をしては、それこそ「雑用」になってしまいます。

どんな仕事でも、プラスアルファの工夫や気遣いをしてこそ、「デキる総務」として職場で尊重されるというものです。

総務・労務・管理部 担当者必見!!

社員の健康を想う"食"の福利厚生

健康的で安心・安全な美味しいお惣菜をオフィスに常備できる 社食宅配型のサービスオフィスおかんを導入してみませんか?

全国対応
初期費用0円
自動販売機プランがスタート

資料ダウンロードはこちら