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【文書保管マニュアル】書類の保存期間ってきちんと理解できていますか?

文書(書類)に保存期間があるって知ってた?

書類の「保存」とは

書類のライフサイクルは作成、活用、保管、保存、破棄です。

保管は、オフィスのデスクの引き出しや、キャビネットなど、すぐ手に取れる場所においておくイメージです。どちらかというと業務で頻繁に使用するもの、すぐに確認したいものが対象です。

一方、ここで取り上げる保存は、会社の保管庫などをイメージするとわかりやすいでしょう。頻繁には使用しないものの3年以上など長期的に保存しなければならないものが対象となります。

なぜ保存期間があるのか

書類には法律で保存期間が定められているものがあります。目安として、総務に関わるものは2〜5年、経理に関わるものは7年、会社法に関わるものは10年です。

根拠となる法令には、次のようなものがあります。

  • 商法:会計帳簿や賃貸対照表、付属明細書、株主名簿、社債原簿、株主総会議事録、取締役会議事録
  • 法人税法・所得税法:仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、棚卸表、損益計算書
  • 国税通則法:給与所得者の扶養控除(等)申告書など
  • 労働安全衛生法:一般健康診断個人票など
  • 雇用保険法:雇用保険の被保険者に関する書類など
  • 労働基準法:労働者名簿、賃金台帳、就業規則、出勤簿など
  • 健康保険法
  • 厚生年金法
  • 証券取引法:有価証券届出書、有価証券報告書、半期報告書、臨時報告書など
  • 消費税法:課税仕入関係書類、資産譲渡関係書類、財務関係書類

また会社によって保存期間が異なることや、法律では定められていないものでも書類の性質上保存しなければならないことがあります。社内のルールや総務部内での認識を合わせておきましょう。

主要な文書(書類)の保存期間一覧

永久保存の書類

分類 書類名
総務 定款
株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿
登記・訴訟関係書類
官公庁への提出文書、官公署からの許可書・認可書、通達などに関する重要な書類
知的所有権に関する関係書類
社規・社則、またこれに関する通達文書
効力の永続する契約に関わる書類
重要な権利や財産に関わる書類
社報・社内報、重要刊行物
重要統計文書
儀式・祭典に関する文書
関連会社に関する文書
会計監査に関する文書
外部団体への加入・脱退に関する書類
経営計画に関する文書
稟議書やその他の重要書類
訴訟関係書類
外部団体や企業が受けた認定や登録に関する証書と関係書類
製品の開発・設計に関わる重要な書類(特許書類など)
人事 重要な人事に関わる書類
従業員の労務・人事・給与・社会保険関係の書類
労働協約に関する書類
表彰や懲戒に関する文書
経理 決算に関する書類
株式増資に関する書類
中長期予算、年次予算に関する書類
固定資産に関する書類

保存期間が30年間の書類

人事 労働者に関する作業概要などの定期記録
上記労働者の特定化学物質等健康診断個人表
焼却施設等作業の記録
放射線業務従事者の健康診断記録
常時焼却施設等のダイオキシン類の濃度の定期測定記録

保存期間が10年間の書類

総務    株主総会議事録、取締役会議事録、監査役会議事録、委員会議事録
重要会議の議事録
満期または解約となった契約書 
製品の取引に関する記録
損害保険に関する重要な文書
社内全般の通達に関わる文書
福利厚生に関する重要な文書
経営管理のために重要で後列となる文書
 経理   計算書類および附属明細書
会計帳簿および事業に関する重要書類 
財務関係書類
月次・年次決算書類

保存期間が7年間の書類

経理 取引に関する帳簿(仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳など)
決算に関して作成された書類
現金収受や預貯金の取引で作成された取引証憑書類(領収書、預金通帳、借用書など)
有価証券の取引で作成された証憑書類(有価証券受渡計算書、売買報告書、社債申込書など)
取引証憑書類(請求書、契約書、見積書など)
電子取引の取引情報に関わる電磁的記録
給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書
給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書
課税仕入などの税額の控除に関する帳簿、請求書
資産の譲渡や課税仕入、課税貨物の保税地域からの取引に関する帳簿
源泉徴収簿

保存期間が5年間の書類

経理 監査報告
会計監査報告
会計参与が備えおくべき計算書類、附属明細書、会計参与報告
金融機関等が保存する非課税貯蓄申込書、非課税貯蓄申告書など
金融機関等が保存する海外転勤者の財産形成非課税住宅貯蓄継続適用申告書、海外天気者の国内勤務申告書などの写し
金融機関等が保存する退職等に関する通知書
監査役の監査報告書
退職等に関する通知書
海外転勤者の財政形成非課税住宅貯蓄継続用申告書、海外転勤者の国内勤務報告書などの写し
人事 従業員の身元保証書
誓約書など
雇用保険の被保険者に関する書類
雇用保険被保険者関係届出事務等処理簿
総務 事業報告
有価証券届出書・有価証券報告書とその添付書類、訂正届出書の写し
契約期限のある覚書、念書、協定書
重要事項のやりとりに関わる書類
診療録(カルテ)
産業廃棄物管理表

保存期間が3年間の書類

人事 労働者名簿
賃金台帳
雇用、解雇、退職に関わる書類
災害補償に関わる書類
タイムカードや残業命令書、残業報告書など
労災保険に関する書類
労働保険に関する書類
総務 四半期報告書、半期報告書とその訂正報告書の写し
官公署関係の認可や出願の書類
業務日報、社内会議の記録、契約書など後に参照可能性のある書類
 消耗品や購入品の受け入れ・払い戻し・保管の書類
統計書類
企画・広告・宣伝・市場調査などに関する書類
業務日報
外部団体への寄付や賛助に関する書類

保存期間が1〜2年間の書類

人事 雇用保険関係の書類
健康保険・厚生年金保険関係の書類
住所姓名の変更届
出勤簿、休暇届、欠勤願、休暇使用記録表
総務 臨時報告書、事故株券買付状況報告書とその訂正報告書の写し
日誌、送受信文書、通知書類、調査書類など
来客記録
株主総会委任状
催事出品商品申請書

保存期間が定められていない書類(法定保存文書以外)

法律で規定されていない書類は、自社で保存期間を定めることになります。全社一律に決められるものもありますが、部門ごとに決めるほうが現実的で守りやすいルールとなります。ただしその際には、同じ文書が部門によって期限がバラバラになることが無いように、最後には、全社で統一していきましょう。

文書を作成するタイミングで書類の廃棄の時期を決定することができない場合も多くあります。そこで具体的な期間が決められない場合は「短期保管」か「中長期保管」のどちらかだけでも判断してファイリングをしていきましょう。

保存期間を決める時の様々な基準
法定保存文書以外の書類についての保存期間を決める場合の基準には以下のようなことを含めて考えていくとよいでしょう。

・会社の業務遂行上の必要性(経営上の視点)
・トラブルや訴訟に巻き込まれた場合の立証上の必要性(訴訟を前提としたリスクマネジメントの視点)
・会社の歴史上の重要性(社史の編纂時などにおける必要性の視点)

意外と見落としがちな文書(書類)の保存期間一覧

マイナンバーが記載された書類については注意が必要です。会社の都合によって、上記の保存期間より長めに書類を保存することもありますが、マイナンバーが記載される以下のような書類は、保存期間が過ぎたら迅速に廃棄しましょう。

  • 扶養控除等申告書
  • 雇用保険被保険者資格取得届
  • 健康保険厚生年金保険被保険者資格取得届
  • 支払調書

文書(書類)の保存期間を簡単に管理する方法とは?

保存期間の間、書類が保存されていないと罰則が適用されることもあります。ですので、社内、部署内で担当者は各保存期間を把握しておく必要があります。管理方法としては、次のようなものがあります。

Excelでの管理

・チェックリストを作成する
・Excelで管理する
・参照条文を確認、メモしておき、条文が改正されたら更新する

しかし、いざExcelで管理しようとしても、期間管理は難しそうですよね。そこで便利なのが、「書類管理お助けツール」です。

書類管理お助けツール
・文書台帳ページ
①保管期限日の30日前になると、保管期限の日付が「赤」に変化して、お知らせします。
②廃棄「済」にすると、該当の行がピンク色に変り、在庫が無いことを表示します。
・文書箱ラベルページ
文書台帳の管理番号を指定すると、保存箱に貼るラベル(A5サイズ)が作成できます。

こちらからダウンロードすることができます。

スマート書庫

オフィスに大量の普段使用しない書類を保管しておくのは、スペースをとってしまいますよね。そんなお悩みをお持ちの総務の方には、スマート書庫がおすすめです。

スマート書庫は、書類を外部の書庫で預かってくれるサービスです。料金は預ける箱の個数単位で発生するため、倉庫を借りるよりもコストを抑えることができます。

インターネットでかんたんにお申込みできます。こちらからご覧いただけます。

NotePM

文書を電子化する方法もあります。NotePMは、文書をクラウド上で保管できる文書専用の共有サービスです。既読状況も確認できます。また、slackやchatworkなどの社内ツールとの連携も可能です。

こちらから詳細をご覧いただけます。

スキャンデータサービス

文書をweb上で作成せずともスキャンで済むサービスもあります。保存期間のある文書は、紙ベースのものも多いと思います。そんなときにはスキャンデータサービスが便利です。

A4サイズの紙が1枚3円から利用することができます。詳細はこちらからご覧いただけます。

これらは一部ではありますが、法律で定められている書類の保存期間をしっかり把握できる仕組みづくり・工夫をしましょう。

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