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オフィス移転のコスト削減を実現するための重要ポイント

企業では、1年の活動の中でも、組織変更や社員の移動・転勤が頻繁に行われています。これに加えて、社内のレイアウト変更も発生することがありますが、本社や支店の引越しが出てくることがあります。 オフィス移転することで、取引先へのアクセスが良くなったり、社員の士気が上がるなど、数多くの移転効果が期待できます。

しかし、移転に伴う費用は企業にとっては、大きな負担になることも事実です。できるだけ移転のコスト削減を行いながらも、スムーズなオフィス移転を実行しなければなりません。

コスト削減を実現させるためには、どのようなポイントに着目すべきなのでしょうか?

オフィス移転後のオフィス環境やレイアウト案をしっかりと予定しておく

オフィス移転で掛かる費用は、事務機器や機材、書類関係の運搬・搬入や現状オフィスの現状回復費、新オフィスの内装工事です。

その中で、移転先のレイアウト設計は、移転業者との綿密な打ち合わせの元に行われますが、中々、内容が決定できず、無駄な工数がかかってしまいます。

したがって、業者と打ち合わせを始める前に、大まかなレイアウト案を持っておくことが、移転検討をスムーズに進めることができます。

内装工事のコスト削減ポイント

内装工事を抑えることが、移転費のコスト削減になるのですが、そのためのポイントが「床下や天井高を確認しておくこと」です。

現在のオフィス環境は、データ系、音声系のネットワークの配線が非常に複雑になっています。床下があまりにも低すぎると、配線工事が難しく時間や工数も増えてしまうので、一定の高さを確保できる床下のフロアが望ましいと言えます。

また、天井の高さが高すぎることも、内装工事のコスト高につながる可能性があります。オフィスでは、部門間をパーテーションで仕切ったり、会議室の区画を設けることも日常茶飯事です。そのために仕切りを作ろうとした時に天井の高さがあまりに高いとその分の工事コストがかさんでしまいます。基本的なオフィスの天井の高さはそれほどバラついているわけではありませんが、開放感がある!ということで天井の高いオフィスに移転すると、意外にコストがかかった!ということもあるので注意が必要です。

会議室設置の工夫によるコスト削減

前の段落でも少し触れましたが、会議室の設置はコストがかかるポイントです。とはいえ企業では、毎日、各部署と頻繁にミーティングが行われていて、会議室は不可欠です。

そこで各フロア毎に多くの会議室を設けることは、非常にロスコストとなってしまうので、そのときの工夫として、できる限りワンフロアに集中させることで、工事費を低減させることができます。もちろん各フロアに必要な際も、できるだけ固めて設置する方が、バラバラに設置するよりもコストは下がりやすいといえます。

フリーアドレスの導入によるコスト削減

また、最近は、モバイルPCやWi-Fiのおかげで、どのような席に座っていても仕事ができるようになっています。

そのようなことから、社員一人ひとりの固定の席も作らず、フリーアドレス的なレイアウトにすることで、オフィス全体のデスク数やキャビネット等の什器類を節約することもできるため、内装工事もかなり、軽微な内容で済ませることができます。

また、フリーアドレスに合わせて同様の什器で統一することでもコスト削減は図れます。

オフィスにより工事事業者の制約がないかを事前確認

場合によっては、ビルオーナー側からの工事業者の指定があるケースがあります。このようなケースだと、コストとのバランスを考えて業者を選ぶということができなくなりますので、一般的に工事が高くなる傾向にあります。

移転先のオフィスの候補をいくつかピックアップする際には、工事条件に制約がないかも確認しておくことです。

レイアウト設計の段階でも、コスト削減ができることも

現在入居しているビルでは、複数階にまたがっている場合、移転先でワンフロア集約化等、階数を減らすことでも、移転コスト削減が実現できます。

フロアが集約することで、移転後の賃貸料も節約できるメリットも大きいのですが、移転作業や内装工事の規模も減ることから、移転費用のコスト削減が可能なのです。

居抜きオフィスで大幅なコスト削減!

コスト削減を優先する場合、今までの移転検討とは、全く異なるアプローチもあります。それが居抜きオフィスを利用することです。

居抜きオフィスとは、ビルを退去する時に、現状回復をしなくて良いオフィスです。

これ等のオフィスでは、前の会社が利用していたままの状態のレイアウトとなっており、OA機器や什器も残っています。

この状態ですぐに利用できるために、新規什器購入や大掛かりな改装工事が不要なために、大胆なコスト削減を実現できる可能性があります。

但し、自社のニーズもマッチングしない場合は、余計にコストがかかってしまうため、居抜きオフィスを優先的に検討する場合は、事前に入念な情報収集が必要です。

以下に、居抜きオフィスの活用について相談できるオフィス移転業者をご紹介します。

ヒトカラメディア
http://hitokara.co.jp/inuki/

バリューオフィス
https://value-office.com/

スイッチオフィス
http://switchoffice.jp/

SOHO東京

居抜きオフィスと原状回復

居抜きオフィスなび
https://www.office-navi.jp/inuki/

そのまんまオフィス
https://www.so-office.jp/

また、居抜き物件に関してもっと知りたい場合はこちらが参考になります。

https://okan-media.jp/archives/193

まとめ

これらのポイントをチェックすることで、オフィス移転コストが大きく変わってきますので、オフィス移転案が出てきたなら、しっかりと調査をしておくことです。

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