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オフィス移転のチェックリスト完全版!契約から引越しまでタスクを網羅

オフィスの移転は、会社のイベントの中では数年に一度の大きな出来事になるかもしれません。

組織再編等による単なるレイアウト変更でも大変なのに、引越しとなるとまさに万全の準備をしなければなりません。総務部門の人にとっては、とても大変な作業ですが、スムーズに移行できるように、チェックリストを完備しておく必要があります。

実際には、どんなことに注意して、チェックリストを作成すればいいのでしょうか?

オフィス移転チェックリスト

現在のオフィスについてのチェックリスト

まずは、現在、入居しているテナントやビルの契約書の確認を行い、現状把握をすることです。

1.契約関係

□ いつまでに解約を申し出る必要があるのか
□ 預託金の返還時期はいつか

2.原状回復関係

□ 原状回復の条件(対象範囲ややるべきこと)
□ 原状回復の費用
□原状回復の業者はこちらで選定できるか

これらを確認したら、オフィス移転、原状回復業者との調整ののち、スケジュールや予算を確定させるということが必要です。

オフィス移転先を決めるチェックリスト

チェックリストに基づき、基本計画が完成したなら、具体的に移転先を探し、検討することになります。

この時のチェックリストに明記しておく項目は、立地条件や場所を決めることから始まり、社員の正式な通勤ルートのパターン化、最寄り駅も含めて、交通機関の確認もリストの項目に入れておくべきです。

3.新オフィスを選ぶ

□ 立地、場所をどこにするか
□ 最寄駅からの道順と所要時間に問題がないか
□ 社員の通勤にかかる費用の増減
□ 駐車場の有無
□ 周辺施設の確認(他テナント、銀行、郵便局、役所、飲食店、商業施設など)
□ コスト面
・賃貸料
・敷金
・共益費
・保証金
・預託金
・更新料
・賃貸料の支払い開始時期
・賃貸料の改定時期
・現状回復の条件
・各種支払いの方法
□ エントランスのや共用部分の清潔さ
□ 朝の時間帯の混雑具合
□ エレベーターの台数、混雑具合、所要時間
□ 電話回線の確認
□ トイレ設備・数
□ 給湯室の有無
□ 休日や時間外の入館方法

4.新オフィスの企画

□ 入居人数の概算
□ 人数と広さに問題がないか
□ 1人あたりの作業スペース
□ レイアウトプラン
□ 内装プラン
□ 採光や照明の確認
□ 受け付けのプラン
□ 個室の必要数(応接、会議室)
□ 収納やフリースペースの要否(リフレッシュスペースなど)
□ 必要な什器の確認(種類、個数)
□ 必要な什器の発注

オフィス移転先が決まってからのチェックリスト

5.新オフィスへの移転準備

□ 移転計画の概要を検討
□ スケジュール検討
□ 引越し業者の選定・発注
□ 内装業者の選定・発注
□ インフラ(電話・FAX・インターネット)移設業者の選定・発注
□ OA機器移設の業者の選定・発注
□ 概算費用の計算・用意(敷金・仲介料・前払い賃料)
□ 契約更新時期の把握
□ ゴミの分別・廃棄方法の確認
□ 内線番号の割付
□ 社員証の新発行手続き
□ 健康診断先の病院の確保

6.社外への周知

□ プレスリリース
□ 案内文作成
□ 送付リストの作成
□ 送付書類の印刷
□ 発送
□ 官庁関係への届け出
・法務局
・税務署
・都道府県税事務所
・公共職業安定所
・労働基準監督署
・消防署
・郵便局
・警察署
□ 社会保険事務所
□ 加入団体への連絡
□ 社内で使用する封筒や帳票類の変更
□ 宅配などの住所変更手続き

7.オフィスの契約関係のリスト項目

そして、いよいよ契約手続きのステップになりますが、契約は後々のトラブルにならないように、細かく確認すべき項目をチェックリストに入れておくことが必要です。

□ 入居日確認
□ 連帯保証人の有無確認
□ 退去する時の明渡し期日
□ 管理会社に提出する書類の確認
・会社概要
・登記簿謄本の写し
・経営審査事項の写し

オフィス移転のポイント

引越し作業のリスト化
いよいよ移転の期日が迫ってきたら慌てず実施できるように、全体スケジュールの策定から社員向けの移転マニュアル迄、細かく具体的な引越し作業項目もリスト化しておきましょう。

鍵の管理方法の確認
オフィスが変わることで必要な鍵の数や種類も変わってきます。そこで無用な混乱を避けるためにも、事前に何種類の鍵がありそれぞれを誰が管理するのか、どこに保管するのかを明確にしておくことが大切です。移転後にも周知することを心がけましょう。

印刷物は早めに準備
名刺や社員証などはデザインを変更して全社員分を新規に発行する必要があり、そこで印刷業者とのやり取りが発生します。企業規模に比例して印刷量も増えるため、直前に申し込みをしたのでは間に合いません。移転先が決まった段階から取り組みはじめ、業務に支障が出ないようにしましょう。

社内用マニュアルを作成
移転後はさまざまな変更点があるため、逐一確認を取る事態が発生して業務が滞るなどの支障が出てしまいます。そうした事態を避けるためにも、事前に準備できる範囲でマニュアルを作成しておくことで移転後の業務もスムーズになります。

まとめ

このようにオフィスの移転には、実施すべき項目が多く多岐に渡っています。

チェックリストは、そのための事前準備作業になるのですが、移転直前になって焦ることのないよう、しっかり作成しておくことです。

 

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