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総務は責任重大!マイナンバー管理は厳重に

2016年1月から運用がはじまった”マイナンバー制度”。総務は社員のマイナンバーだけでなく、社員の扶養家族のマイナンバーまで管理しなくてはいけません。

総務が管理するマイナンバーと、管理のポイントをご紹介します。

総務が管理するマイナンバーって?

総務が管理するマイナンバーは、次の2種類があります。

・社員のマイナンバー:社員本人の、12桁の個人番号です。

・社員の扶養家族のマイナンバー:社員の扶養家族の、12桁の個人番号です。

 

総務はマイナンバーを何に使う?

総務が、社員や扶養家族のマイナンバーを使用する業務には、以下のものが挙げられます。

所得税・住民税

会社は毎月従業員に、所得税や住民税などを天引きした賃金を支払い、12月には年末調整をおこないます。最終的には年末調整の結果をまとめ、地方自治体や税務署に「給与支払報告書」や「給与所得の源泉徴収票」を提出しなくてはいけません。このとき、社員のマイナンバーが必要です。

また、年末調整によって、社員がその年に支払う所得税の額と、翌年に支払う住民税の額が決まります。所得税と住民税の金額は、扶養家族の人数によって変わります。ですから、扶養家族の確認のために、扶養家族のマイナンバーも必要なのです。

社会保険

社員の社会保険の加入手続きをするとき、マイナンバーが必要です。また、家族を、健康保険や厚生年金の扶養にいれるときにも、確認のために、扶養家族のマイナンバーも必要になることがあります。

 

総務はマイナンバーの管理ルールを厳格に

マイナンバーの管理や利用については、ルールを明文化して定めておきましょう。

書類の管理

マイナンバー確認のために、通知カードや個人番号カードのコピーを社員に提出してもらうことになるでしょう。社員から提出された書類を、だれが、どこで、どのように保管するのか、決めておきます。 

データの管理

社員のマイナンバーは、一覧データを作成するなり、人事システムに入力するなりして、一括管理することになるでしょう。当然、アクセス権を制限する必要があります。

経理や人事など、総務以外の部署がマイナンバーを必要とすることも考えられます。アクセス権をだれに与えて、だれに与えないのか、厳格なルール作りと運用が欠かせません。

 

マイナンバーを管理する総務は、信用第一

マイナンバーを会社に教えることに、不安や不信を持っている社員がいることも考えられます。

安心感を与える

社員の不安と不信を取りのぞいて安心させることも、マイナンバーを管理する総務の仕事といえます。

マイナンバーの管理方法や利用目的について訊かれたときも、すぐに答えられなくてはいけません。

ふだんの言動がモノをいう

デスクが散らかっている、しょっちゅう書類をなくす、社員のうわさ話が好き、ということはありませんか?

モノのあつかいが雑だったり、口が軽かったりするひとに、大切な情報をあずけたいと思うひとはいないでしょう。

総務は、マイナンバーをふくめ、様々な個人情報をあつかう仕事です。社員に余計な心配をさせないよう、普段から言動には気をつけましょう。

 

総務は危機感をもってマイナンバーの管理を

マイナンバーに紐付く個人情報く、「特定個人情報」とよばれています。万一、特定個人情報が漏えいしたときは、厳しいペナルティーが待っています。

そして、特定個人情報はお金になります。むやみにひとを疑うのはよくありませんが、性善説に立っていては、特定個人情報の保護はできません。 

 

「うっかり」や「魔がさして」で、社員が特定個人情報を漏えいさせるリスクは、ゼロとはいいきれないのです。オフィスに出入りする社外のひとが、よからぬことを考えないともかぎりません。

 

総務には、責任感どころか、危機感をもって、マイナンバーを管理する義務があります。

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