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会社の備品と消耗品の管理・整理。ポイント抑えてもうこれで大丈夫!

会社で管理すべき消耗品はこんなにたくさん

会社では、ファイルやペン、ホワイトボード、コピー用紙など多種多様な消耗品を使います。在庫切れになるタイミングはバラバラなので、なかなか一気に全部購入することはできません。

そもそも「総務 消耗品管理」と検索すると、検索結果に「備品管理」についての記事も出てくると思います。消耗品と備品は区別しなければいけないのか、と言う疑問が出てきますが、答えはYesです。

区別すべき理由は、法人税法が関係しています。消耗品は、会計および税務の両方において年度内に費用とすることができます。一方、備品の場合、会計では1年で費用、税法では3年で損金となります。

このため消耗品と備品は区別されるべきなのです。

では、どう区別すれば良いのでしょうか。判断の基準は⑴耐用年数と⑵金額です。

国税庁の法人税に関するページによると、⑴「使用期間が1年未満のもの」もしくは、⑵「取得価額が10万円未満のもの」は少額の減価償却資産、つまりここで言う消耗品となります。

以上の理由から、ここではデスクや椅子、防災グッツ、キャビネットなどの備品については触れず、消耗品に限って説明させていただきます。

 

消耗品の管理で重要な購入・借入のタイミング

また総務が複数人いる会社では、依頼が飛んできた人が自分で購入してしまうと、在庫があったのに買ってしまったり、すでに他の人が購入済みで重複してしまったり、勿体無いことになりかねません。

さらに、社内のあちこちにある消耗品が紛失してしまったとき、管理する担当者を決めていなければ誰に報告すれば良いのか従業員が迷ってしまいます。

何がどれだけあるのかを見える化と、きちんと社内ルールを明示して、無駄のない賢い消耗品管理を目指しましょう。

消耗品を管理するには、まずカテゴリー分けするとわかりやすくなります。カテゴリーの例を挙げれると、次のような項目があります。

・事務用品・文具 (ペン、付箋、コピー用紙、クリアファイル、セロハンテープ、ガムテープ、のり、封筒、マグネットなど)

・給湯室まわり(お手拭き、コーヒー、紙コップ、紙皿、使い捨てのお箸、キッチンペーパー、台所用洗剤など)

・その他(名刺、トイレットペーパー、ティッシュペーパー、電球など)

 

コスト削減のための消耗品の管理の方法とは?

大きく分けて消耗品の管理のポイントは次の通りです。

1.消耗品をカテゴリー分けして、「誰が」「いつ」「いくつ」「何を」購入するかを明記する

2.カテゴリー表を共有して、管理する者が確認できるようにする

3.できる限りまとめて購入してコストを削減する

4.従業員向けの社内ルールを作成し徹底する

 

消耗品の管理のために使いこなせると良いツール

マスキングテープ

マスキングテープだと、ハサミやファイルなどに直接マジックテープで書かずに、貼ってどの部署が使用するものかを明記できます。また、給湯室などにある共用の飲食物の開封日や賞味期限を記載するのも良いでしょう。私物を書くことにも使えます。

社内コミュニケーションツール

社内コミュニケーションツールをご利用でしたら、そこでルールを共有すると従業員の皆様が適宜確認できるので良いでしょう。SlackやChatWork、esaなどが例として挙げられます。

Excel

やはり、消耗品をカテゴリー分けして、「誰が」「いつ」「いくつ」「何を」購入するかを明記することが、消耗品の見える化の第一歩です。見える化することで、何がどれくらいの期間で無くなるのかが見えてきますし、そこからいつ頃購入しておけば良いのか、予測を立てて事前に買っておくことができます。

ストックがあれば、従業員のみなさんから不満の声が少なくなるかもしれません。また、1年間、1ヶ月などの購入リストを作成することもできるので、メンバーが入れ替わる時の引き継ぎが楽になります。

効果的、効率的に備品管理をして従業員のみなさんに、より快適な環境をご提供できたら「さすが総務!そこまで細かいところまで見てくれていたとは!」と感じてくれるかもしれません。日々の何気ない業務ですが、一度見直して見てはいかがでしょうか。

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