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【初めての総務】入社手続きのポイントを押さえましょう

新入社員は新しい出発にあたり、不安な気持ちを抱き、とても緊張しています。その不安と緊張の中、様々な書類を会社に提出するので、「足りているかな?」「大丈夫かな?」とより一層不安になりがちです。

ですので、入社手続きは正確にかつ迅速に行う必要があります。また、会社として入社した社員の情報を正しく管理することが新入社員とその家族を守る事になります。大事な社員の個人情報を雑に扱うことは、会社としてのリスクにも繋がりますので、その入り口として、入社手続きは間違いなく、迅速に、以下の手順に沿って進めていきましょう。

入社手続きを行うために必要なスキル

入社手続き時の重要性の理解

まずは書類を扱う前に、その心構えからです。

入社書類には、その本人及び家族の大切な個人情報が含まれている事を理解する必要があります。その情報を漏らさない事は当然のことながら、その情報を正しく管理できるように、総務担当社員に対して情報管理の意識が必要です。

書類管理

どの書類をどこに保管し管理するのかを徹底しましょう。個人情報としての価値の高いものほど高いセキュリティを担保した保管方法となるようにする必要があります。会社としての規定や決まりを遵守しましょう。

また、一度しまった書類が後日必要な時には速やかに出せて作業が行えるようにします。安全かつ業務効率が上がります。

入社手続きに必要な書類

会社から社員へ送付する書類

■内定通知書、入社承諾書

採用の通知と入社の意志を確認するために発送します。

■雇用契約書

会社控えと本人控えの2部が必要です。雇用契約書には労働基準法に基づいた内容を必ず記載しなければなりません。

従業員からの回収する書類

■雇用保険被保険者証

雇用保険に加入するために必要です。職業安定所にて手続きをします。新規申請の社員は新規加入の手続きをします。その際、雇用保険被保険者証はありません。中途採用社員は、前職 時に取得した雇用保険番号をそのまま継続しますので、雇用保険被保険者証が必要になります。

■年金手帳

厚生年金に加入する際に必要です。年金手帳の写しを提出するように求めます。

■住民票

新入社員が履歴書等の住所と一致し、後の様々な手続きの確認となるために必要です。

■源泉徴収票

年末には基本的に会社が年末調整を行いますので、前職での収入があった場合、前職の会社から源泉徴収票を取得します。

■給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

毎月の給与から徴収される所得税を正しく申告するために、配偶者や扶養家族がいるかを確認するために必要です。

■健康保険被扶養者(異動)届、国民年金第3号被保険者資格取得等届

配偶者や子供を扶養家族として健康保険に加入する際に必要です。

■マイナンバー

雇用保険の加入時や健康保険、厚生年金の加入時等にはマイナンバーを記載しなければなりませんので、マイナンバーカードの写しと番号の確認が必要です。

■雇用契約書

会社から渡した雇用契約書に記名、捺印を記入してもらい、回収します。

■入社承諾書

事前に会社から発送されていますので、入社前に入手しておきます。

■給与振込先申請書

給与支払時にどこの銀行へ振込むかということを判断するために必要です。

■身元保証書

入社後に会社に大きな損害を与えてしまった場合に、本人が損害に対して賠償出来なかった場合には、保証人が一緒に賠償をするための保証書です。

■通勤手当支給申請書

自宅から会社まで公共交通機関を使用するのか、自家用車を使用するのかによって手続きが異なることがありますが、通勤手当の根拠となる書類です。

■住宅手当支給申請書

住宅手当がある場合には、社員の自宅が、持ち家なのか賃貸なのかを証明し、手当を支給する根拠となる書類となります。持ち家の場合は固定資産税の支払い証明書等、賃貸の場合は不動産会社との契約書の写しを提出します。

■資格免許証

学歴に記載された資格が正しいのかの確認と、業務に従事する為の知識や能力があるのかの証明するために必要です。

■健康診断書

会社は労働安全衛生法の定めによって、新入社員には入社前に健康診断をしてもらい、その結果を提出してもらう必要があります。新たに受診して健康診断を取得してもらうか、前職で行った健康診断が3ヶ月以内のものであれば提出可能です。

■個人情報保護法に基づく誓約書

今後仕事をしていく上で、大事な個人情報を取得していきます。したがって、その個人情報を漏えいしない旨の契約書が必要です。

入社手続きに当たる各機関への届出

雇用保険資格取得手続き

■雇用保険被保険者資格取得届

必要事項を記入し、所管の職業安定所に提出します。

健康保険資格取得手続き

■健康保険・厚生年金被保険者資格取得届

社員の健康保険取得を行うために提出します。

■健康保険被扶養者(異動)届・国民年金第3号被保険者資格取得等届

配偶者や子供など扶養義務がある家族が要る場合に提出します。

給与、住民税に関する申告

■給与支払報告・特別徴収にかかる給与所得者異動届出書

住民税を給与から納税する特別徴収にする場合には、この書類を住民税の納付先である市町村に提出します。

これだけの多くの書類が必要となってきますので、漏れのないようにチェックをしていきましょう。これらの情報は個人情報となりますので、正確な管理と迅速な処理が可能なように、整理整頓された状態で管理することが不可欠になります。

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