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社内活性化、業務効率化等のメリットと円滑な導入のポイントを解説!

従業員数が多ければ多いほど、社内のコミュニケーション力は下がっていきます。ある一つの部署内では十分なコミュニケーションがとれていても、部署間での連携はイマイチだったり、同年代では密接な付き合いができていても世代間のギャップがある・・・。

あなたの会社もこのように、立場の違う従業員の間で円滑なコミュニケーションをとることが難しくなってはいないでしょうか?

コミュニケーション不足は業務にも影響を及ぼします。業務の連携がとれていなかったばかりに取引先に迷惑をかけたり、お客様を怒らせてしまう可能性すらあるのです。

従業員それぞれが自分の業務さえ遂行すれば良いという考えでは、知らぬ間に大きな非効率を生み出します。コミュニケーションがいかに重要であるかに気づき、さっそく社内活性化への取り組みを始めましょう。

社内活性化をすることのメリット

従業員同士のコミュニケーションが活性化することで情報の共有が活発になります。

コミュニケーションが不足している会社では、ある従業員に聞けばすぐに分かる情報を他の従業員が一生懸命に探していることがあります。

また、苦労してやっと仕上げた仕事が、実は別の誰かが既に全く同じ仕事をやっていたことを後で知った、などということもあります。

多くの場合、これは従業員同士の仲が悪いからではありません。求めている情報を既に持っている人がいる、ということ自体をそもそも知らないか、それを知るための手段がないのです。

他の人に聞区ことができれば数分で分かる情報を、何時間もかけて探すのは時間の無駄でしかありません。社内が活性化され従業員同士がコミュニケーションを頻繁にとるようになればこのような問題は減り、無駄な時間のロスを削減することが期待できます。

また、全社での意思統一が容易になるのも社内活性化のメリットです。会社の規模が大きくなればなるほど、上司と部下の間には考え方の溝が生まれるもの。現場の情報を知らないままに上層部が無理な要求を強いた結果、現場のモチベーションが下がってしまうのは多くの会社で見られる事例です。現場にとっても目的が分からないままする業務を高いモチベーションで進められるわけがありません。日常の業務の中での些細なコミュニケーションが活発になることで、立場の違いによる思い違いが解消されるのです。

社内活性化が難しい会社とは

社内活性化を掲げて活動しているがなかなかうまくいかない。そんな悩みを抱えている方もいるでしょう。社内活性化はもちろん一朝一夕に成し遂げられるものではありません。しかし会社によってもその難易度は大きく変わるのです。

社内効率化が難しくなる一番大きな理由として、

・社内の年齢層にバラつきがある

・性別に偏りがある

などの理由が挙げられます。世代と性別が同じであれば考え方や価値観が似ていることが多いです。反対に言えば世代と性別が違えばそこに大きな相違がある可能性も高いということ。特に年配の従業員は若い従業員に対し自分の価値観を押しつけてしまう方が多いです。年配の従業員は少し大人になり、若者の意見も聞いてみようという寛容さを持つことが重要になります。

社内活性化を円滑に進めるためには

コミュニケーションを活発にさせるにはそれぞれの従業員に共通点を持たせることが重要です。たとえば、初対面の相手とは何を話せばいいか分からなくても、何度も顔を合わせるうちにお互いの好みを知り、自分と同じ趣味を持っていることを知れば一気に仲が深まりますよね。

従業員同士の共通点を持たせるために効果的なものが社内SNSです。これはLINEやTwitterといったオープンなSNSではなく、あくまで社内の関係者のみが見ることのできるSNSです。

どのように使うかというと、業務の中で学んだことや疑問に感じたことなど仕事についての話から、自分の趣味や好きな食べ物などプライベートな情報まで、様々な情報を他の従業員に向けて発信できるものです。社内SNSにより、普段は直接業務でかかわらない従業員同士の間でも年齢や性別を問わずにコミュニケーションが生まれることが期待できます。

社内活性化は担当者が積極的に動くべき

突然社内活性化をしましょう、と言ったところで誰も動き出してはくれないはずです。社内活性化をしようと考える会社ならば従業員数もそれなりに多いこともあります。

多くの従業員がいる中で自ら積極的に動くのは気恥ずかしさもあり、どうしても気後れしてしまいます。ですが数人でも動き出せばアクションを起こすハードルも下がります。もしあなたが人事や総務の担当者であるならば、まずは自分から動き出し、他の従業員の手本となる動きをするべきなのです。

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