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【15分で完了】1度設定したら戻れない、受信トレイ0生活

みなさんのメールボックスは整理されていますか?大事なメールが自社のシステムメールや様々なメルマガ、営業メールで埋ってしまう、そんな悩みを抱えていませんか?

そんな悩みをgmailのマルチ受信トレイという機能を活用することで解決することができます。

私のメールボックスは以下のように、受信トレイが常に0になるように設定をしています。

このように設定することによって、自分が返信すべきメールや重要なメールを一覧で確認することが出来るので、業務の生産性を上げる事ができます。弊社でも全社的にマルチ受信トレイを活用しており、今回は社内で共有している情報を大公開したいと思います。

受信トレイを0にするまでの7つのステップ

受信トレイの設定

まずは受信トレイを1つにまとめます。ページの右上の歯車→設定→受信トレイへ移動し、受信トレイの種類はデフォルを選択、カテゴリーはメイン以外のチェックを外し、変更を保存をクリックします。

ショートカットの有効化

次にショートカットを有効化します。歯車→設定→全般へ移動し、ページの中盤にある、キーボード ショートカット ONをチェックし、変更を保存をクリックします。ショートカットを有効化によって、メールを選択中に「e」を押すと、受信トレイからメールをアーカイブ、「s」を押すとスターをつけること出来るようになります。

※アーカイブとは?

メールを削除せずに受信トレイを整理するための機能です。アーカイブしたメールは受信トレイで非表示になりますが、 [すべてのメール]というラベルに移動します。

送信後のメールをアーカイブする

歯車→設定→全般へ移動し、ページの中盤にある、返信に [送信&アーカイブ] ボタンを表示するをチェックし、変更を保存をクリックします。この設定で、受信トレイにあるメールを返信すると自動でアーカイブされます。

すべてのメールを表示

歯車→設定→ラベルへ移動し、すべてのメールを表示に変更します。表示されたすべてのメールをクリックすとアーカイブも含めた、すべてのメールを確認することができます。

マルチ受信トレイを有効化

歯車→設定→Labsへ移動し、ページの中盤にある、マルチ受信トレイをチェックし、変更を保存をクリックします

上記の設定で、設定からマルチ受信トレイ選択できるようになっているので、マルチ受信トレイをクリックします。

その後、表示したいメールの検索キーワードを入力します。おすすめの検索キーワードを3つピックアップしたので、以下の表を参照ください。

検索キーワード 意味
is:drafts 下書きのメール
is:starred スターのついているメール
is:unread 未読のメール

 

表示件数は、5件〜7件がおすすめです。追加パネルの位置は、受信トレイの右側を選択し、変更を保存します。

フィルタの設定

受信トレイを0にするためには、受信トレイを通過するメールにフィルタをかけると運用が楽になります。フィルタの設定でやることは主に3つです。

  1. 条件の指定
    • to,from,件名,特定の文字列など
  2. ラベルの作成、設定
    • info、サービス名など
  3. 処理の指定
    • 受信トレイをスキップ、ラベルを付ける、常に重要マークを付けるなど

 

まず、歯車→設定→フィルタとブロック中のアドレスへ移動し、新しいフィルタを作成をクリックします。

その後、フィルタリングする条件を入力し、フィルタを作成をクリックします。

続けて、ラベルの作成をおこないます。ページ中盤にある、ラベルを付ける→ラベル選択→新しいいラベル…をクリックし、ラベルを作成します。ラベル名はメールの名前やサービス名などを設定するとわかりやすいです。今回はinfoというラベルを作成します。

最後に、条件に対する処理を選択します。必読でないメールは受信トレイをスキップを選択しましょう。

対応が必要なメールにはスターをつける

この後の操作で、受信トレイのすべてのメールがアーカイブされてしまうので、対応が必要なメールには、一時的にスターで目印をつけて置きましょう。ショートカットを有効にしているので「s」で素早くスターをつけることができます。また、マルチ受信トレイを設定しているので、リロードをすると、スターをしたメールは右側で一覧として確認することができます。メールに対応した後は、スターを外すようにしてください。

基本設定は以上となります。受信トレイ0まであと一歩です。

受信箱のすべてのメールをアーカイブ

設定が完了したので、受信トレイに溜まったメールをアーカイブします。gmailのホーム画面に戻り、左上にある四角をクリックし、すべてを選択します。

この状態だと、スレッド上の50件のみがアーカイブの対象になってしまうので、受信トレイのスレッド◯◯件すべて選択受信をクリックします。

すると、すべての受信トレイのメールがアーカイブの対象となります。最後に、左上のアーカイブボタンをクリックまたは、ショートカットの「e」を押してアーカイブをおこないます。

運用方法

以上で受信トレイの設定は完了です。これからは、フィルタリングをおこなった必読メールのみ受信トレイに送られきます。運用方法は、受信トレイに送信されたメールをチェック、返信不要な場合は、「e」でアーカイブ、返信が必要な場合は、返信+アーカイブ、重要なメールには、「s」でスターをつけ管理します。すると自分のタスクのメールだけが受信トレイに残るようになります。

最後に

設定お疲れ様でした。受信トレイは0になったでしょうか?一覧性が高まり、メールチェックの時間が格段に下がるはずです。これから快適な受信トレイ0生活をお楽しみください。