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業務時間短縮!あの文書どこいった・・・?をなくす文書ファイリング方法!

総務が扱う文書はたくさん!どうやってファイリングすれば……

契約書や領収書、健康保険、株主総会議議事録、各種申告書など、扱う書類は様々です。総務の業務範囲によっては、経理部や人事部で通常扱う書類も管理することがあります。わかりやすいファイリングで日々の業務効率をあげることを目指しましょう。

文書をファイリングしていないと……

書類は、作成、活用、保管、保存、破棄というライフサイクルがあります。その中で、ファイリングとは、「保管」のことを指します。「保存」と混同しがちですが、両者の違いは管理する文書の性質です。「保管」はよく使用する文書を管理することです。一方で「保存」は、頻繁には使用しないものの、法律で保存期間が定められている「法廷保存文書」などの数年間とっておかなければならない文書を管理することです。

使用する頻度が高いからこそ、総務が大量に扱う文書の中から、必要な時にすぐ取り出すことができる状態にしておくことが必要です。また、この人に聞かなければわからないという属人的な状態ではなく、誰もがわかりやすいファイリングをしたいものです。

これからオススメのファイリング方法をご紹介します。

生産性向上!便利なファイリングの方法とは?

一般的に活用されているファイリングの方法を3つご紹介します。

バーティカル方式

書類を分類してクリアファイルなどにまとめたものを、引き出し式のキャビネットに縦に並べて保管する方法です。引き出しや仕切りでインデックスをつけます。

メリット
穴を開ける手間が省け、書類の分だけのスペースしかとらず、すぐに取り出すことができます。

デメリット
他の方法に比べて紛失しやすく、上から探しやすいように引き出しの高さはなるべく低い場所でないと不便です。

こういう書類にオススメ
日常的に使用して大量に発生する書類のうち、比較的重要度の低いもの

 

バインダー方式

2穴式のバインダーや厚型ファイルなどに書類を保管する方法です。背表紙にインデックスやタイトルを記載します。

メリット
書類が紛失しにくく、順序がバラバラになりにくい利点があります。また、背表紙やインデックスで分類が見やすいです。

デメリット
スペースを取ってしまい穴あけ作業もしなければなりません。

こういう書類にオススメ
頻繁には発生しない比較的重要度の高い書類のファイリングに良いでしょう。年度別や対象別などで分類できるものにオススメです。

 

ボックス式

これは、バーチカル方式のように書類をクリアファイルなどに入れ、それをさらにボックスに入れる方法です。

メリット
ボックスにもタイトルをつけられますし、クリアファイルの間にインデックスを差し込むことも有用です。ボックスに大量に保管することができますし、それを運ぶこともできます。

デメリット
バインダー方式のようにスペースをとることになります。

こういう書類にオススメ
持ち運びの可能性のある書類や模様替えを頻繁にするオフィスにオススメのファイリングです。

 

こんな方法もあったのか!便利な文書のファイリングツール

蓋つきボックス

書類をクリアファイルにファイリングして、それを蓋つきのボックスに入れれば、バーチカル方式の穴あけの手間が省けるうえ、さらに持ち運びも可能です。書類の紛失も防ぐことができます。

また、バインダーもボックスに入れる見た目がすっきりするので、バインダーが増えたときにオススメです。

IKEAやオフィスツールを扱うECサイトで大量購入すると、コストも抑えられます。

木目調ボックス

オフィスに木目調のものを入れるだけで、リラックスできますし、おしゃれな雰囲気でオフィスに行きたくなります。

落ち着いた雰囲気を出したいならシックなダークブラウンを、あたたかい雰囲気を出したいなら明るい色の木目調を選ぶと良いでしょう。

DELFONICS『ビュローウッドファイルボックス』(http://shop.delfonics.com/fs/delfonics/500011)

ファイリングツーツ一つでオフィスのイメージも変わるので、従業員の皆様に快適な環境で働いてもらうために、こだわりたいですよね。

まとめ

忙しい総務が効率的に業務を進めるためのファイリングのポイントは、次の3つです。

  • 書類やオフィスの特徴に合わせたファイリング方法を選ぶ
  • 社内でルールを統一にする(カラーやファイリングの方式、管理場所、担当者など)
  • 定期的に「保存」「保管」を見直す

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