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総務初心者必見!交際費管理を担当するならば知りたい4つのコツ

総務をはじめて担当する方、交際費管理業務を行ったことがない方は、こちらの記事を是非チェックしてみてください。きっと、業務を行う上で参考になるはずです。

 

交際費とは何でしょう

国税庁の公式サイトによれば、『交際費等とは、交際費、接待費、機密費その他の費用で、法人が、その得意先、仕入先その他事業に関係のある者等に対する接待、供応、慰安、贈答その他これらに類する行為のために支出するものとされています(租税特別措置法第61条の4第4項)。』と書かれています。

簡単に言うと、特定のお客様(取引先)のために使う費用のことです。

 

交際費として扱われる内容としては、1人につき5000円以上の飲食代、慶弔金・お見舞金、お中元・お歳暮・手土産代、観劇・旅行代、ゴルフ・マージャン代、タクシーやハイヤーなどの送迎費用、協賛金などがあります。

もし、お客様が社会事業団体や政治団体である場合、または神社のお祭りなどにお金を出す場合は、交際費でなく寄付金として処理しましょう。

参考:国税庁ホームページ

 

交際費と会議費の違いって?

交際費はお客様と接する部署(特に営業部)にとっては重要な費目で、予算オーバーになりやすいため、なるべく会議費で費用を落としたいと考える方が多いです。

また、会議費は全額損金(経費)になるため非課税扱いですが、交際費の場合、損金になるのは一部なので、会社としてもなるべく交際費の金額は減らしたいもの。

(出資金や資本金が1億円以上の場合、平成25年度までは全額課税対象でしたが、平成26年度からは接待飲食費に関しては50%までは損金扱いに変更になりました。1億円以下の場合は、接待飲食費の50%までまたは800万まで)

ゴルフ代に関しては、ゴルフ場利用税と緑化協力金もかかるのですが、これらの費用は交際費として処理しても非課税扱いです。

 

交際費と会議費の違いですが、通常はお客様(取引先)を1人以上含んでいて、1人につき5,000円以上の飲食代の場合、交際費となります。

会議費はお客様(取引先)を1人以上含んでいて、1人につき5,000円以下の飲食代及び会場費用です。もともとは会議費ということもあり、会議なのでアルコールは含まず、1人につき1~2杯のドリンクと軽食ということが建前になっていました。しかし、今ではアルコールが含まれていても5,000円以下であれば大丈夫、ということになりました。

しかし、お客様(関係会社や子会社なども含む)が含まれていない場合は、会議費にはならず、福利厚生費または自腹になります。例外的に仕事の打ち合わせを兼ねて行われ、1人5000円以下の場合には会議費とすることもできます。なお、福利厚生費の場合には、原則会社や部署全体のイベントに限られます。

会場は、会議室でなく、ホテルなどでも大丈夫です。カラオケボックスや居酒屋で会議を行うケースもありますが、飲食がメインか会議がメインかにより処理の仕方が異なりますので、管理職と相談が必要です。

 

交際費の精算方法

交際費の精算方法としては、立替精算・支払依頼・仮払いの3つがあります。

立替精算
従業員がお金を払い、領収書またはレシートを添付して申請する方法です。

支払依頼
従業員が、利用したお店から届いた請求書を添付して申請する方法です。

仮払い
お客様のお香典など、急にお金が必要になった場合に従業員が申請する方法です。

 

交際費清算に必要な情報

従業員にとっては、自分の使ったお金が会社持ちになるのか、それとも自分が負担しなければならないのか、というのは大きな問題です。

そのためには、お店で領収書をもらう際に、必要事項が漏れてないかチェックしてもらうと良いかもしれません。

領収書払い

領収書に必要な項目は、

・日付
・会社名
・金額
・但し書き(使用用途)
・費用に内訳がある場合には費用の内訳
・お店の住所と名前
・お店の印

です。

5万円以上ならば、割印が押された収入印紙の添付も必要になります。

立替精算の申請の際に必要な項目は、申請者の名前・従業員番号・申請者の部署名(部署コード)・利用した年月日・金額・店名と住所・参加したお客様の名前か会社名・その会社と申請者の関係・参加人数などです。

請求書に必要な項目は、領収書の内容以外に、お店の振込先・支払希望日です。5万円以上の場合でも、お金をまだ払っていないので収入印紙は貼られません。

支払い依頼

支払依頼で精算する場合、支払日としては30日、60日後が一般的です。

支払依頼の申請の際には、立替精算の内容以外に、お店の振込先・支払希望日も記入(入力)してもらいましょう。

仮払い

仮払いは、慶弔金の他、お葬式のお花代などにも使用します。旅費なども仮払いとして申請するケースがあるため、慶弔金申請書など専用のフォーマットを作成すると良いかもしれません。お金を使った後は、仮払精算を提出してもらい、余った金額を返金してもらいます。

総務に申請する書類は、すべて申請者の管理職の押印が必要です。

 

交際費管理に関するコツ

立替精算・支払依頼・仮払いは専用のフォーマットを作成し、専用のキャビネットや共有フォルダーに入れておくと、従業員が申請しやすいかもしれません。

請求書・領収書など、取引に関する書類の保存期間は7年間です(法令で決められています)。月別・取引先別などでファイルをわけ、キャビネットや文書保存箱などで保管しましょう。

領収書に関しては、会社によって規定が異なります。

・レシートでも大丈夫な会社、領収書でないと受け付けない会社
・あて名書きが上様でも大丈夫な会社、〇〇株式会社と書かれていないと受け付けない会社 など。

その規定にあった内容で提出されているか、チェックが必要です。

あまりないことですが、領収書や請求書が改ざんされていないかのチェックもしましょう。お店によっては、数字の前後や真ん中に¥、-、,などの記号を入れ、改ざん予防しているケースもあります。

通常、上期(4月~9月)、下期(10月~3月)に予算が分かれているため、その期に利用した領収書や請求書は、その期中に処理しましょう。

 

まとめ

会社の規模によって、交際費管理の方法も様々です。法的なルールに加えてどこまで細かく管理すべきかということは、一人では判断できませんので、前任者や上司、場合によっては法務部などに確認をしながらルールを定め、社内に周知をしていきましょう。

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