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ハッピーな報告にもしっかり対応!従業員の結婚時に必要な手続きをチェック

社員が結婚をすることは大変喜ばしいことですし、新しい家族の誕生です。同時に会社は社員とその家族を養っていくことになります。総務はそのサポートとして、各種の手続きを行う必要があります。社員との信頼関係をさらに高めていけるように、手続きも正確かつ迅速な対応をしていきましょう。

結婚時の手続き-事前に確認しておきたい項目とは?

本人から結婚するとの報告があった際に、確認しておきたい項目がいくつかあります。以下を必ず確認しましょう。

氏名の変更の確認

氏名変更がある場合には、雇用保険や社会保険に対し変更手続きをして被保険者証の名前を変更する必要があります。

入籍日の確認

入籍する日はいつなのかを確認します。後の書類の届出の際に必要になるからです。

住所の変更の確認

住所の変更がある場合には、社会保険の変更手続きが必要になります。社員の住所をデータ管理をしている場合は、そちらのデータを更新することも忘れずに。

配偶者は被扶養者になるかの確認

配偶者の年収を必ず確認し、被扶養者になる場合、社会保険の手続きをして保険証を発行しましょう。場合によれば、国民年金第3号の届出も必要になります。

給与に変更があるかの確認

住所変更によって、支給している通勤手当の金額が変わる可能性もあります。また、配偶者が被扶養者になることで、扶養手当が新たに付与され、金額が変わる可能性もあります。(会社の給与規程によります)それにより、社会保険料が変わってくる可能性もありますので、必ず確認しましょう。

 

結婚時の手続き-会社が行う各種届出とは?

本人から確認ができ、変更しなければならないことがあれば、以下の手続きを進めていきます。

雇用保険の手続き

雇用保険については、氏名変更がある場合にのみ手続きが必要となってきます。住所変更のみの場合は必要とはなりませんので、注意して下さい。

氏名変更がある場合には、「雇用保険被保険者氏名変更届」を速やかに所管するハローワークに届け出ます。

その後新しい「雇用保険被保険者証」が発行されますので、本人に直接渡すか・会社が保管するか、定められたルールに従って下さい。

社会保険の手続き

雇用保険と比べて行う手続きが多くなりますので、手順を踏まえてしっかりと確認していきましょう。

氏名変更をする場合

氏名変更をする場合には、「健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更届」を所管の年金事務所に届け出ます。その際には、旧氏名の健康保険証も忘れずに添付して下さい。届出後に、新しい氏名の健康保険証が会社に届きますので、本人に渡しましょう。

住所変更をする場合

引っ越しで住所が変わる場合には、「健康保険・厚生年金保険住所届出」を所管の年金事務所に届け出ます。添付書類はありません。

配偶者が健康保険の被扶養者となる場合

配偶者が健康保険の被扶養者となる場合には、事実の発生後5日以内に「健康保険被扶養者(異動)届」を所管の年金事務所に届け出ます。被扶養者にするためには、条件がありますので、本人に確認しましょう。

配偶者が国民年金第3号被保険者になる場合

厚生年金に加入している被保険者の配偶者が被扶養者で、かつ20歳以上60歳未満の場合には、事実の発生後5日以内に「国民年金第3号被保険者該当届」を所管の年金事務所に届出ます。

給与が変更になる場合

通勤手当の金額変更・扶養手当の加算で給与金額が変更になり、一定の要件を満たすと、「健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額変更届」を所管の年金事務所に届け出る必要が出てきます(随時改定)。要件については日本年金機構のホームページで確認しましょう。

添付書類は原則不要ですが、改定月の初日から起算して60日以上遅延した場合、または等級が大幅に下がる場合には賃金台帳の写しと出勤簿の写しの添付書類が必要です。

 

まとめ

以上が結婚に関する手続きです。本人から結婚することが報告されたら、聞き取りと手続きをスムーズに行いましょう。新しい家族を支える事も総務の仕事です。

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