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いざというとき頼りになる!内容証明の郵便ってなに?

内容証明とは、速達や書留のような、郵便物の一種です。

内容証明なんて送ったことも受けとったこともない、という方もいるでしょう。ですが、内容証明は、いざというときに重要な役割を果たす郵便物の発送方法になります。

今回は内容証明の証明内容や送付のしかたについて、順にご説明します。

 

内容証明って?

内容証明は、郵便局で利用できる、郵便のオプションサービスのひとつです。

内容証明はなにを証明してくれる?

内容証明とは、その名のとおり、郵便局が内容を証明してくれる郵便物です。証明内容を、以下にまとめました。

◆差し出した日付

◆差出人の住所・氏名

◆受取人の住所・氏名

◆郵便物の文書に書かれた内容

注意しなくてはならないのは、内容証明は郵便物の「内容の証明」であって、「受取人が郵便物を受けとった証明」ではないことです。

「受取人が郵便物を受けとった」と証明するには、さらにオプションで『配達証明』をつける必要があります。

また、「受取人本人が郵便物を受けとった」と証明したいなら『本人限定受取』というオプションをつけることもできます。

内容証明の文書にはルールがある

内容証明で送る文書は、作成のしかたについて、ルールが定められています。

ルール

◆縦書き:1行20字以内・1枚26行以内

◆横書き:1行20字以内・1枚26行以内、または

1行13字以内・1枚40行以内、または

1行26字以内・1枚20行以内

記号やアルファベットの使用についても、ルールがあります。

利用の条件

内容証明の取扱いは、主に次の条件を満たすものについて取り扱います。

1. 文書1通のみを内容としていること。

このため、内容文書以外の物(図面や返信用封筒等)を同封することはできません。また、為替証書や小切手等の有価証券についても同様です。

2.次の文字または記号によって記載されていること。

(1) 仮名
(2) 漢字
(3) 数字
(4) 英字(固有名詞に限ります。)
(5) 括弧
(6) 句読点
(7) その他一般に記号として使用されるもの

3.一般書留とした郵便物であること。

詳細なルール

  1. 記号は1個1字とします。ただし、括弧は上下(横書きの場合は左右)を全体として1字とし、上(横書きの場合は左)の括弧の属する行の字数に算入します。(例)
    % (1字)
    m2 (2字)
    kg (2字)
    英字(固有名詞に限ります。) (13字)
    1行20字(記号は、1個を1字とします。以下 (22字)
    同じとします。)以内、1枚26行以内で作成。 (21字)
  2. 文字や数字を円、三角形、四角形等の簡単な枠で囲んだものは、各文字及び枠(1字)の合計で計算します。ただし、文中の序列を示す記号として使用されているものについては、全体として1字と計算します。(例)
    (2字)
    (3字)
    お菓子 (4字)
    現金書留の料金のご案内 (11字)
    (1) 郵便物 (4字)
    ①損害要償額1万円以下 (11字)
    420円 (4字)
    ②損害要償額1万円超 (10字)
    損害要償額1万円を超える5千円までごとに (20字)
    10円の割合で算出した額を①の料金に加算した額 (24字)
    (2) 差出し方 (5字)
    当社が指定した現金封筒に納めた上、事業所へ提出 (23字)
    していただきます。料金は郵便物の料金に(1)の (22字)
    現金書留料を加えた額です。 (13字)
  3. 文字や記号に傍点や下線等を施したものは、傍点や下線等を含めた全体を1字として計算します。(例)
    とくに・・・ (3字)
    3月13日までに (8字)

念のため、送る前に郵便局のHPで確認をしましょう。

参考:郵便局 内容証明 ご利用の条件等

内容証明はどうやって送る?

内容証明を送るには、以下2つの方法があります。

郵便局の窓口から

内容証明は、郵便局の窓口から送ることができます。ただし、どの郵便局からでも送れるわけではありませんので、事前に確認しましょう。

内容証明を郵便局の窓口から発送するときには、ほかの郵便物にはない注意点が2つあります。

1、封筒は封をせずに持っていく

2、内容文書を3通用意する

文書を3通用意するのは、それぞれ、受取人への送付用、郵便局の保存用、差出人の保存用にするためです。

窓口で認証印を押してもらった文書を、その場で封筒に入れて、封をします。

電子内容証明サービスで

郵便局まで行かなくても、インターネットを利用して、内容証明を送ることもできます。

『電子内容証明サービス』、通称『e内容証明』とよばれるサービスがあります。

Wordで内容証明の文書を作成して、『e内容証明』サイトにアップロードすれば、内容を確認したうえで、受取人に発送してくれます。料金は、クレジットカードか、料金後納で支払うことができます。

 

内容証明とEメールの使いわけって?

「記録を残したいなら、Eメールでもいいのでは?」と思うかもしれませんね。

たしかに、Eメールでも記録は残ります。内容証明よりEメールのほうが、てっとり早いし、別料金もかかりません。

ですが、その「わざわざ、お金をかけて」にこそ、内容証明の価値があるといえるでしょう。

内容証明が持つ『力』

わざわざ手間ひまをかけて送る内容証明には、便利で手軽なEメールにはない『力』があります。

◆証拠能力

内容証明は、郵便局や『e内容証明』サイトを経由して送ります。

つまり、差出人と受取人という当事者以外の、第三者のもとにも『証拠』として記録が残るのです。

◆心理的な影響力

受取人に「この内容の文書を送りましたよ」という心象を強く残すことができます。つまり電話やEメールより、文書という有形の証拠が残る内容証明のほうが、心理的な影響力が大きいといえます。

日々のEメール、全て目を通していますか?おそらく優先順位の低いものは読み飛ばしたり、削除したりしてしまっているのではないでしょうか。そんなメールに紛れてしまうリスクを避けるために内容証明を利用する、という意味もあります。

 

内容証明は使いどころを見きわめて

Eメールより影響力があるからこそ、内容証明は軽々しい気持ちで送るべきではありません。特にビジネス上のトラブルに関する情報などは、その文章の内容・書き方も含めて、内容証明で送るべきか否かを判断する必要があります。

文書の内容や、相手によっては、内容証明を「警告」とみなす恐れもあります。また、差出人がなにを書いたかも、「証拠」として残ることになります。

内容証明の『力』は、相手だけでなく、自分にもおよぶことを忘れないでください。

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