オフィスおかん導入企業1200社突破!自動販売機プランもスタート

社用車管理を担当するならば知りたい4つのギモンにお答えします

総務をはじめて担当する方、社用車管理を行ったことがない方は、こちらの記事をぜひチェックしてみてください。きっと、業務を行う上で役に立つはずです。

 

社用車とは?

社用車とは会社で使用する車のことで、会社で購入またはリースして管理する場合、ハイヤー会社の車をドライバーさんとセットでお願いするケースがあります。

役員車はハイヤーを利用するケースが多く、営業車は会社で購入・リースするケースが多いです。

 

社用車管理担当者の仕事

社用車管理業務としては、大きく分けて人の管理、車の管理、予定の管理の3つがあります。

人の管理

・運転日報の記入を義務付ける。

・営業車を運転する従業員には、使用許可申請を提出してもらう。

・営業車を運転する従業員に講習会を開催し、安全運転の徹底を図る、

などがあります。

大きな会社の場合、営業車に関しては営業部で独自に管理するケースもあります。運転日報に記入する内容としては、下記の項目などがあると良いでしょう。

・車両番号
・年月日
・運転者名
・行き先、使用目的
・出庫時間、出庫時のメーター
・入庫時間、入庫時のメーター
・走行距離
・備考

車の管理

・車両管理台帳を作成

・車両管理規定を作成・見直し

・自動車損害賠償責任保険(自賠責保険)や任意保険に加入

・自動車税を納付

・車検対応、定期保守、契約更新、

などがあります。

ハイヤー会社と契約を結んでいる場合、車両管理台帳の作成と車両管理規定の作成・見直し、契約更新以外は、すべて契約の中に含まれている場合もあります。

リース車の場合も、メンテナンス契約が含まれていれば、定期保守などをリース会社で行ってもらうことができます。

車両管理台帳は、車検証や自賠責保険の写しで代用することも可能です。

予定の管理

車の使用状況を管理するための予定表を作成します。これがないと、予約のダブルブッキングなどが発生しますので、大変重要です。

またその予定表をどのように運用するかというルールも決め、社内に周知しておく必要があります。

 

社用車管理を行う上でのコツ

見積もりから契約

ハイヤー会社やリース会社を選ぶ際には、相見積をとるようにしましょう。すでに取引がある会社のほうが、有利な条件を提示してくれるケースが多いです。

役員とドライバーの方との相性もあるので、契約前に役員か秘書または総務担当者と面接をしたほうが良いでしょう。

ドライバーさんが決定したら、運行管理請負契約書を作成し、ハイヤー会社と契約を交わします。

運行管理請負契約を結べば、事故などが発生した際にも、すべてハイヤー会社に対応してもらえますよ。支払は、契約にもとづいて行います。

可能であればドライバーの休憩所を

これは大企業の場合、もしできればなお良い、というところですが、総務の部屋とは別に、駐車場近くに、役員車ドライバーさん専用の休憩所(兼更衣室)を設けたほうが良いです。そうすれば、早朝勤務を終えたドライバーさんが仮眠することもできますし(畳かベッドが必要)、総務部員に気兼ねせずに休憩をとることができます。お茶やお菓子などを用意するかどうかは、管理職と相談してみてください。

ドライバー管理

社用車管理担当者は、前日の運転日報を受け取りがてら、時間を決めて休憩所を訪れ、ドライバーさんの健康状態などをチェックしたり、何か問題ごとがないかなどを確認したりしましょう。ドライバーさんの予定がない場合、役員以外の従業員が車を利用するケースもあります。車の使用状況を管理するための表で、予約が重複しないように管理しましょう。

安全管理者

会社かその事業所に自動車が5台以上ある場合、または定員が11人以上の車を1台以上保有する場合、安全運転管理者が必要になります。20台以上の場合は、副安全運転管理者も必要です。

安全運転管理者の条件は、20歳以上(副安全運転管理者がいる場合は30歳以上)で、運転管理の実務経験が2年以上あること。副安全運転管理者の条件は、20歳以上で、運転管理の実務経験が1年以上または運転経験3年以上です。総務で車を管理する場合は、総務部長が安全運転管理者、総務課長が副安全運転管理者になるケースが多いです。

自動車保険

自社の車が10台以上ある場合、自動車保険をフリート契約にすることもできます。フリート契約は自動車が増えるほど保険料の割引率が高くなりますが、過去に事故を起こした時に支払われた保険額により保険料が決まるため、その金額によっては通常よりも割高になってしまうというデメリットもあります。 

営業車が事故を起こした場合、会社が保険料を支払わなければなりません。ですので、営業車を運転できる従業員の人数は、制限したほうが良いでしょう。

自賠責保険だけでは人身事故の賠償に限られるため、任意保険の加入もおすすめします。

 

社用車管理に関する豆知識

契約書・請求書・見積書など、取引に関する書類の保存期間は7年間です(法令で決められています)。月別や取引先別などに分け、キャビネットや文書保存箱で保管しましょう。

運転日報など、社用車関連の書類は、法的な保存期間は決められていませんが、1年間以上は保存したほうが良いでしょう。

社用車管理に関する勘定科目は、会社により多少異なるケースもありますが、こちらを参考にしてください。

社員の健康を想う"食"の福利厚生

健康的で安心・安全な美味しいお惣菜をオフィスに常備できる 社食宅配型のサービスオフィスおかんを導入してみませんか?

全国対応
初期費用0円
自動販売機プランがスタート

資料ダウンロードはこちら