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職場コミュニケーション_改善方法まとめ|事例・メリット・原因

働くことにおいて、コミュニケーションは重要です。職場のコミュニケーションが活発に行われることで、職場の雰囲気が良くなり、誰もが働きやすい環境を手に入れる事ができます。

従業員に選ばれる企業になるには『働きがい』だけでなく、『働きやすさ』も必要です。満足度を高める『働きがい』と違い、『働きやすさ』が失われると不満足がどんどん溜まってしまいます。Googleが、組織の生産性を左右する重要な要素として社員の「心理的安全」を意識しているのも、この『働きやすさ』を向上させることで、より『働きがい』の効果をあげるためでしょう。

「心理的安全」を担保するのに人役買う社内活性化ですが、実際に職場のコミュニケーションがうまくいっている会社は、そう多くはありません。今回は職場のコミュニケーションがうまくいかない原因と原因別の改善策をご紹介します。

職場コミュニケーション活性化が必要とされる背景

はじめに、「職場コミュニケーション活性化が必要とされる背景」から見ていきましょう。きっとあなたも想像に難くないと思いますが、職場コミュニケーションに課題を感じている企業、人はとても多いです。日本最大級の人事ポータルサイトを運営するHR総研の調査結果によると、社内のコミュニケーションに課題を感じている企業は約8割にのぼるとされています。

【図表1】社内のコミュニケーションに課題があると思うか

参考:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告

「社内のコミュニケーションに課題があると思うか」を聞いたところ、企業規模を問わず、8割近い企業が社内コミュニケーションに課題を感じている。

また、同調査報告では、どこにコミュニケーションの課題を感じているかという調査結果も出ており、一番多く課題を感じられていたのは「部門間・事業所間のコミュニケーション」で課題を感じている人は7割にものぼっています。

【図表2】課題のあるコミュニケーションはどこか(全体)

参考:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告

「課題のあるコミュニケーションはどこか」を選択式で聞いたところ、セクショナリズムが課題となる「部門・事業所間」がトップで、全体では68%に上った。

では、このようなコミュニケーションの課題が引き起こす問題とはなんでしょうか? 同調査では、「コミュニケーション不足は業務の障害になるか?」という調査結果も出しており、ほぼ全員が業務の障害になると回答しています。

【図表3】コミュニケーション不足は業務の障害になるか

参考:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告

「コミュニケーション不足は業務の障害になるか」と聞いたところ、ほぼ全員が「コミュニケーション不足は業務の障害になる」と認識している。

このように多くの企業において、職場でのコミュニケーションの課題を感じており、職場コミュニケーション活性化によって、業務の障害を取り払い、業務を今よりももっと円滑に進めたいと考えているのです。

職場のコミュニケーションの重要性

なぜ、職場でのコミュニケーションが重要なのか? 職場コミュニケーションが重要な理由は、いくつかあげられますが、最大の理由は、働きやすさが向上することです。先ほど、「コミュニケーション不足は業務の障害になるか?」という調査結果を見ていきましたが、コミュニケーションが不足している職場を想像してみてください。

上司に話しかけづらくスピーディーに問題解決がなされない、部門間のセクショナリズムが強く協力し合えない、上司からの指示がわかりにくく円滑に仕事を進めることができないなど、などさまざまな障害が予想されます。こんな職場では、働きにくいですよね。コミュニケーションの有無で大きな差が生まれます。

働きやすさが向上する!?コミュニケーションによるメリット

では、働きやすさが向上するとどんなメリットがあるのでしょうか?なぜ職場のコミュニケーションが重要なのか、またそれが会社にどういった影響を与えるか、それらのメリットをご紹介します。

社員の満足度に繋がる

多くの人が、「会社を辞めたい」と思うときに考えることは「未来が見えないから」ということではないでしょうか?
労働条件、業務内容、給与、人間関係など、原因は様々ですが、「ここにずっといても、望む自分にはなれない」という気持ちが根源にあります。
しかし、「自分はこうなりたい、こうしたい。だから、こういうことをしてほしい」というやり取りが出来る環境があれば、社員それぞれの働きやすくなり、満足度にも繋がってくるでしょう。

従業員エンゲージメントが上がる

職場でのコミュニケーション、特に上司と部下のコミュニケーションの円滑化によって従業員エンゲージメントが向上します。従業員エンゲージメントとは従業員が自身の企業へ抱く愛着や思い入れを表す言葉で、「目標達成に向けての自発的な貢献意欲」のことを言います。社員満足度と似ている言葉とされていますが、上述の通り「目標達成に向けての自発的な貢献意欲」なので、さらに会社の業績へのプラスの影響は大きいと言われています。

参考:人事必見!従業員エンゲージメントを維持するには「継続」がカギ

「仲良くなる」だけじゃないビジネスにおける効果がある

円滑なコミュニケーションは、業務効率のアップに繋がる可能性もあるでしょう。独立して仕事をしていた人が自分の業務を発信することで、他部署から助けを得られるかもしれません。また、同僚のことを理解できる機会が増えると、仕事を頼みやすくなり、効率よく仕事が進むようになることも考えられます。他人にうまく仕事を振れる環境は、個人が潰れないためにも、会社が組織としてまわるためにもメリットになるのです。

職場のコミュニケーションがうまくいかない原因

職場コミュニケーションがうまくいかない原因は大きく分けて「コミュニケーションの量」と「コミュニケーションの質」の2つがあります。

あなたの職場でコミュニケーションがうまくいっていない場合には、「コミュニケーションの量」と「コミュニケーションの質」のうちどちらかに原因があると考えられます。

ここからは職場のコミュニケーションがうまくいかない事例を原因別に見ていきましょう。

コミュニケーションの量に問題がある場合

事例1.階層間でのコミュニケーション不足

職場でのコミュニケーション量に問題がある最も代表的な事例として、階層間でのコミュニケーション不足が挙げられます。あなたの職場では、上司と部下間で十分なコミュニケーションが取れているでしょうか?

部下は上司に遠慮してしまって、なかなかコミュニケーションを取りづらい。上司の側としても、部下とコミュニケーションを取りたいと思っているが、忙しくてついついおろそかになってしまう。このような階層間でのコミュニケーション不足は、多くの職場で見受けられる代表的な事例です。

事例2.部署間でのコミュニケーション不足

階層間でのコミュニケーションは問題ないはずなのに、職場でのコミュニケーションに課題を感じる。そんな場合には、部署間でのコミュニケーション不足が考えられます。

業務上関わることの少ない部署外の人とのコミュニケーションはきちんと取れているでしょか?業務上の必要性がないのに、わざわざ部署外の人に話かけるのは難しいですよね。この事例は、職場のメンバーがそれぞれの部署に慣れるほど、その傾向は強くなってしまいます。

コミュニケーションの質に問題がある場合

一方で、コミュニケーションをしっかり取れている場合でも、職場のコミュニケーションに課題を感じている方もいるのではないでしょうか。そのような場合には、職場で行われているコミュニケーションの質が問題点としてあげられる場合があります。

例えば、何かの仕事について企画をする側とそれを実際に作る側が社内にいたとします。そんな時に企画側からのコミュニケーションで、「あ、この前のあれだけど、やっぱりこんな感じにしておいてもらえる?明後日までってことだったと思うけど、お願いね!」というようなやり取りはありませんか?

仕事の状況が変わるということは日常茶飯事ですが、このように受ける側の人のことを考えていないコミュニケーションばかりしてしまっていては片方に不満ばかり溜まっていってしまいます。

このように、職場でのコミュニケーションがあったとしても、互いを配慮しきれていない会話が続くと、職場の雰囲気も悪く、コミュニケーションがほとんど無いに等しい状況です。

コミュニケーションの質・量共に問題がある場合

コミュニケーションの質・量共に問題がある場合、考えられる問題はいくつもありますが、最悪の結果はおそらく「離職」でしょう。さらに、ただの離職ではなく、業績に悪影響を及ぼしたり、残った会社・チームのメンバーが迷惑を被るような辞め方になりかねません。もちろん、そのような辞め方をした本人にも問題があるとは思いますが、職場コミュニケーションにも問題があったのではないか?と考えた方が良い場合が多いでしょう。

さて、ここまで、職場のコミュニケーションがうまくいかない事例を原因別に見てきましたが、このようなコミュニケーション上の課題を改善するにはどうすれば良いのでしょうか?

職場のコミュニケーションを活性化する改善法

上記で出した原因別に、職場のコミュニケーションを改善する方法を見ていきましょう。

階層間でのコミュニケーション不足の改善策

階層間でのコミュニケーション不足の改善策を2つご紹介します。

1on1

階層間でのコミュニケーションが不足している場合には、意識的にコミュニケーションを増やそうとしても、業務に集中しているうちに忘れてしまいます。そこでおすすめしたいのが、1on1です。

1on1とは、上司と部下の間で定期的に行う面談のことです。1on1は、部下が仕事を通して内省した「気づき」や「悩み」について話すことを目的としているのが特徴です。

1on1を行うことで、必然的にコミュニケーションを取れると同時に、部下の状況把握・モチベーション向上が実現でき、マネジメント的観点からも効果があります。実際の事例としてヤフー株式会社では、早くから1on1面談を実施して、組織活性化に大きな成果を出しています。

1on1について詳しく知る

レクリエーション

ベタではありますが、階層間でのコミュニケーションが不足している場合、レクリエーションは有効なようです。スポーツやゲーム大会、バーベキューなどが挙げられますが、ポイントは参加者同士が、「実際に顔を合わせて、同じ思いを共有すること」です。普段接する機会のない人でも、レクリエーションの内容を会話のきっかけに打ち解けることができ、また、同じ楽しい・悔しいといった思いを共有することで、組織の一体感を醸成することにつながります。

全社を挙げてのイベントとなると大掛かりですが、イントラネットを活用してのサークル活動は手軽に始めることができます。手軽なレクリエーションからでも、顔を合わせて同じ思いを共有する体験を初めてみてはいかがでしょうか。

部署間でのコミュニケーション不足の改善策

部署間でのコミュニケーション不足の改善策を2つご紹介します。

シャッフルランチ

部署間でのコミュニケーションが不足している場合には、直接業務に関わる話題を話すことは、ハードルが高いでしょう。部署間でのコミュニケーションが不足を改善させるには、シャッフルランチが有効です。

社員を部署や階級に関係なくシャッフルしたグループでランチに行ってもらいましょう。

ランチを通して、プライベートな話や個人的ニュースなどを共有しましょう。相手を知ることで業務中にも話しかけやすくなります。

シャッフルランチについて詳しく知る

社内イベント

社内イベントを実施することで、「タテ」と「ヨコ」、そして普段関わることのない「ナナメ」の関係の他の社員とコミュニケーションを取る機会を持つことが出来ます。

産労総合研究所が2014年に実施した「社内イベント・社員旅行等に関する調査」によれば、1,000人以上の企業の中では、社内イベントを実施する目的として最も多く挙げられたのが「コミュニケーション促進」でした。また、そのようなイベントを糸口に、イベント以外の日常においてもコミュニケーションが活発になるのではないでしょうか。

コミュニケーションの質に問題がある場合の改善策

先ほど書いた例のように、一方的なコミュニケーションをしないようにまずは、相手の立場に立ってコミュニケーションすることができるようにならなければなりません。

相手のことを知り、コミュニケーションの質を改善させるには、いかに小さなコミュニケーションを増やすかが大切です。小さなコミュニケーションを重ねることで相手のことを知る機会はもちろん、より良好なコミュニケーションを取りやすい雰囲気が生まれます。

コミュニケーションの質を改善したい場合も、上で見てきたような改善策を利用してコミュニケーションの量を更に増やすことからはじめてみてはいかがでしょうか。

職場コミュニケーション活性化のユニークな事例

最後に、職場コミュニケーション活性化のためにユニークな取り組みをしている企業を紹介します。上記で見てきた改善策以外にも、これらの事例を参考に、思い切ったユニークな制度を作ってみるのも良いかもしれません。

食事をきっかけにした団欒・オフィスおかんの活用|ラクスル

ラクスル株式会社のオフィスおかん導入事例

ラクスル株式会社では、「オフィスおかん」の導入により、従業員の食の満足度が維持でき、社員みんなが元気に働けていると伺っています。オフィスには、50人が座れる広いフリースペースがあり、その横に「オフィスおかん」を置いているので、自分のデスクではなく、フリースペースで食事をする従業員が増えといいます。誰かがお弁当を食べていたら、あとからふらりと上がってきた誰かが「オフィスおかん」を温めてジョインする、ということはよくあるそう。ゆとりのある空間で、味も栄養バランスもいい食事を手軽に取ってリフレッシュしてもらいながら、職場コミュニケーションの活性化に役立てて頂いています。

持参したお弁当に「オフィスおかん」のお惣菜を1、2品プラスして昼食をとる従業員も多いとのこと。

[記事]オフィスおかんを大解剖! 評判・料金・エリア・事例は?

定時後は無料でお酒が飲める社内BAR|VOYAGE


出典:https://voyagegroup.com/culture/environment/ajito/

株式会社VOYAGE GROUP 社内BAR

株式会社VOYAGE GROUPでは、社内BARを設置しています。「社内でもっと熱く議論できる場所が欲しい」「コミュニケーションが生まれる場所が欲しい」という社員の声から生まれたそう。なんと定時後18:30〜は無料でお酒が飲めるそう。羨ましいですね。

役員を指名してランチができる!|アカツキ

株式会社アカツキ 役員ランチ制度

株式会社アカツキでは、社員であれば誰でも、月に1回役員を指名してランチに行ける制度を実施しています。もちろん会社負担ですので、気軽に行くことができますね。普段なかなか関わることのない役員の方とか関われるいい機会ですね。

ポーカーを通じてコミュニケーション活性化|ワークスメディア

株式会社ワークスメディア 社内ポーカー大会

株式会社ワークスメディアでは、3ヶ月に一度、社内ポーカー大会が開催されるそう。ポーカーを通して、業務中は見ることのできない同僚の意外な一面を見ることができるかもしれませんね。

1on1ミーティング|ヤフー

ヤフー株式会社|1on1で、才能と情熱を解き放つ

1on1を実践している企業として最も有名な企業の1つが、多くの方がご存知の通りヤフー株式会社(以下、ヤフー)です。ヤフーでは、今後の会社の成長のために個々の社員の能力を最大化する必要があると感じ、「部下の才能と情熱を解き放つ」という人材育成のコンセプトを掲げ、1on1を実施しはじめたそうです。そのおかげか、現在ではヤフー社員7,000名のうちの約9割が隔週1回以上、約30分の1on1をおこなっているそうです。それほど1on1の効果と重要性が認識されているということですね。

まとめ:職場の問題を見直してコミュニケーション改善

ここまで見てきたように、職場のコミュニケーションを改善する方法はいくつかあります。

どれも職場のコミュニケーションの量を増やし、社内を活性化させることが可能です。あなたの職場のコミュニケーションはなぜうまく行かないのか?一度原因に立ち帰った上で、どの改善策が最適かを考えてみましょう。

プチ社食サービスの「オフィスおかん」も多くの企業様に、職場コミュニケーション改善のツールとしてご利用いただいています。職場内に、いつでも気軽に食事ができるオフィスおかんがあることで、食事を通じたコミュニケーションが自然と生まれます。コミュニティ改善策を検討される際には、オフィスおかんの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

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