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今さら人に聞けないチャットツールのメリット・デメリットを整理

友達や家族とのコミュニケーション手段は、LINEなどのチャットツールが一般的ですよね。一方でビジネスの場面では、まだまだメールでのやりとりが多い印象です。しかし最近、ビジネスシーンでもチャットツールを使う企業がIT企業を中心に増えています。

また、リモートワークやサテライトオフィスなど、働き方の多様化の影響もあり、今後ますます遠隔でのコミュニケーションをスムーズにとる必要性が出てくるでしょう。そこでチャットツールを導入する企業が増えてくるのではないでしょうか。今回は、そんなチャットツールについて整理してみました。

チャットツールとは?

チャットツールとは、PCやスマートフォンを介してリアルタイムでコミュニケーションをとることができるコミュニケーションツールです。

形式的・一方通行なメールと違い、実際に会話するような感覚で使える気軽さが特徴で、1対1だけでなく、複数人でのコミュニケーションが可能になります。これによって今までミーティングで共有していた事項もチャット上で共有することができ、コミュニケーションコストが削減できます。

チャットツールのメリット

チャットツールを使うメリットについてまとめてみました。

簡単にコミュニケーションがとれる

リアルタイムでコミュニケーションをとることができるため、すぐに返信が欲しい場合やちょっとしたことを聞きたいときなどに重宝します。広い社内でもわざわざ相手の席まで行くことなく会話ができます。

同時に多人数とコミュニケーションがとれる

グループを作成し、一度に複数人とコミュニケーションをとることができるので、複数人で共有したい情報など、効率的に情報共有することができます。

情報共有を簡単にすばやくできる

画像や資料ファイルの送信、動画の送信も簡単にできるため、社内での資料共有ツールとしても活用できます。最近では、メッセージ機能だけでなく、todoリスト作成、カレンダーとの連携などさまざまな機能を兼ね備えたチャットツールが数多くリリースされています。

チャットツールのデメリット

情報漏洩リスクがある

チャットツールのデメリットとして最初にあげられるのは、情報漏洩リスクです。社内の機密情報のやりとりなどが漏洩する可能性があります。しかし最近はセキュリティ面を強化したツールが数多くリリースされているため、このデメリットは解消されつつあります。

過度なコミュニケーションによる障害

チャットツールは、気軽にコミュニケーションがとれる分、コミュニケーションの量は多くなります。頻繁にくるメッセージや通知に気をとられ、集中力が低下したり、業務時間外に見てしまうなど使い方によっては生産性を低下させてしまいます。注意して使う必要があります。

対面コミュニケーションの減少

仕事上のコミュニケーションをなんでもチャットツールで行ってしまうことによって、横に座っているのにチャットツール越しに話しかける、なんていう嘘のような話が実際にあったりします。どれだけ便利なツールがあっても、要所要所ではきちんと顔を見て直接話すようにコミュニケーションの取り方には注意するべきかとは思います。

代表的なチャットツール10選

Slack

チームのコミュニケーションすべてを一元化し、みんなが共有で作業できるワークスペースを提供します。全世界で使われている人気のサービスです。

ChatWork

業務の効率化と会社の成長を目的とした、メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールです。国内を中心に利用されている人気サービスです。

TEんWA

コミュニケーションの活性化はもちろん、モチベーションアップやメンタルヘルスケアに効く、業務効率化に最適なビジネスチャットです。

LINE WORKS

LINEとつながる唯一のビジネスチャットです。みなさんなじみ深いLINEと同じように利用できることが特徴です。

Wantedly Chat

生産的なコミュニケーションで、仕事をもっと面白くするビジネスチャットです。個人同士のやりとりも、チームや部署でのコミュニケーションも簡単に簡潔にできることが最大の特徴です。

tocaro

社内外のユーザーとのチャットや、ファイル、タスクの共有を簡単に行うことができるビジネス向けコミュニケーションサービスです。

Oneteam

課題・目的・案件を軸としたコラボレーションツールです。メールやLINE等でやり取りしていた内容が、まとめて管理できます。

InCircle 

大規模導入から小規模導入までセキュリティに万全なビジネスチャットです。シンプルなユーザーインターフェースが特徴です。

ZONE

組織の力を引き出す社内コミュニケーションツールです。

airy

社内の情報共有、コミュニケーションを円滑にするシステムです。

まとめ

今回は、チャットツールのメリット・デメリットについて整理しました。

チャットツールは、デメリットを理解してうまく使うことができれば、コミュニケーションを円滑にすることができるとても便利なツールです。ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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