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お世話になった取引先にお礼状は出すべき?正しいビジネスマナーとは?

サービスやモノのやり取りをする、それだけが仕事ではありません。働いているのが人間である以上、この人は信頼できる!この人の頼みであれば聞いてあげよう!と思ってもらえる信頼関係を築き上げる必要があります。

ビジネスライク、という言葉がありますが、あまり良い意味では使われません。実際は冷淡な対応をする取引先よりも、人情味があって信頼できる取引先との方が仕事はスムーズに進めやすいですよね。相手に信頼されるためにはあなたの方から歩み寄る必要があります。

今回解説するのはお礼状についてです。取引先にお中元をもらったり、仕事でお世話になった時にはお礼をするのが当然ですよね。最近であれば電話やメールで済ませてしまう方も多いかもしれません。ですが、そんな現代だからこそお礼状を送ることをオススメします。丁寧な対応をすることは取引先にあなたの印象を強く残します。今後の関係もより良好なものとなり、ビジネスを円滑に進めることができるはずです。

ビジネスマナーとしてお礼状はいつ書けばいい?

お礼状を書くのは早ければ早いほど良いです。たとえば物をもらった場合なら、その日のうちに書くのがベストと言えます。お礼状に限らず、ビジネスはスピードが命です。お礼が遅くなるということは「お礼をしているほど暇じゃない」と言っているようなもの。これでは軽んじられていると思われても仕方がありません。できれば3日、遅くとも1週間以内には相手に届くよう意識しましょう。

早くお礼状を書くべきもう1つの理由として、早く書けば書くほど「良い文章」になることが挙げられます。時間が経ってしまうと当初よりも感謝の気持ちは薄れてしまうものです。お礼状の内容も当たり障りのない平凡な内容になりがちです。これでは感謝の気持ちが十分伝わりません。感謝の気持ちを忘れる前に、相手に伝わるあなた自身の言葉でお礼を書きましょう。

お礼状はハガキで?それとも封筒?ビジネスマナー上はどちらが正解か

やはりハガキと封筒では封筒の方が丁寧な印象を与えます。もし送り先の相手が助けてもらえなかったらプロジェクトは失敗に終わっていた、というほどであれば封筒にするべきです。ですがお中元をもらったくらいであればハガキでも封筒でも構いません。

ハガキでも封筒でも良い、という時のおすすめはハガキです。封筒でお礼状を書くなら便箋がある程度埋まらないと恰好がつきません。そうなるとお礼状を書くのが億劫に感じてしまい後回しにしてしまう可能性があります。繰り返しになりますが、お礼状を出す上ではスピードが大事です。遅れてしまうくらいならお礼状はハガキにするべきです。

ビジネスマナーに反しないお礼状の書き方

お礼状は相手に感謝を述べるためのものです。いかにもテンプレートを丸ごとコピーしたような文面では相手に感謝は伝わりません。それどころか不快な気持ちを感じさせることすらあります。誰かの書いた文章を丸ごとコピーするのは絶対に避けてください。これはビジネスマナーというよりも、礼儀の問題です。感謝の気持ちをそのまま自分の言葉で伝えましょう。

ビジネスマナーという意味では、基本的には文頭に「拝啓」、文末に「敬具」を忘れないようにすることに気をつけましょう。時候の挨拶は封筒で出す場合なら書いても構いませんが、ハガキであれば書かなくとも良いでしょう。

大事なのは感謝を述べる文章です。たとえば仕事でお世話になったのであれば「○○さんの助けなしでは今回のプロジェクトは成功しなかったでしょう~」、お中元をもらったのであれば味の感想やスタッフの反応について書いてあげると喜ばれます。あなたと送り先の関係ならではの文章であると効果的です。使いまわしではない、相手への感謝を述べた文章は心に響きます。感謝が伝わればあなたへの信頼も増すことでしょう。

信頼とは日々少しずつ積み上げていくものです。気心の知れた取引先であればお礼状を出さずに口頭で済ませたとしても悪い印象にはならないかもしれません。ですが「親しき中にも礼儀あり」という言葉がある通り、お礼状を出す礼儀を相手に示すことでより一層の信頼を獲得することができるのです。これからはたかがお礼状と考えず、お世話になった取引先には簡単な内容でもお礼状を書いてみてください。

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