オフィスおかん導入企業1200社突破!自動販売機プランもスタート

業務効率化がうまくいかない3つの理由!これを回避して業務の効率化を成功へ!

業務効率化という言葉は多くの企業で重要な取り組みに位置付けられていると思います。

正しく業務が効率化できれば、コストも下がり、生産性が高くなり、会社の業績にも寄与します。

とはいえ確実に業務効率化で効果を出すのはなかなか各社苦労されていることでしょう。なぜ業務効率化は難しいのでしょうか。

今回は業務効率化の第一歩、業務整理の段階についてご説明をします。

 

なぜ業務効率化は難しいのか

業務効率化はなぜ難しいのでしょうか。多くの場合それは、「業務を執行するのと、業務を効率化するのでは全く別のスキルが必要」で「全社的に取り組み必要がある」のにも関わらず、「大抵その仕事をしている人が兼任でその取り組みに従事している」からです。

業務効率化、つまり業務プロセスの変更を伴う活動には今まで業務を作ってきた人、もしくは運用をしている人とは別の視点で業務効率化に取り組み必要があります。

どういうことか、1つずつ触れていきたいと思います。

なぜ業務の組み立てと業務効率化では全く別のスキルが必要なのか?

業務の組み立てのためには、どんな順番でどの仕事が必要なのか、ということを考える必要があります。その際にありがちなのが、「自分の、もしくは自分の部署として最適な業務フローは何か」という視点になっているということです。

目的が業務の組み立てである限り、そこに全体最適(全社最適)の考えを持って取り組むのはなかなか難しいことです。

知らず知らずに自分の目の届く範囲だけのことを考えて(部分最適で)業務を組み立ててしまうようになってしまいます。

一方で、業務の効率化というのは部分最適では成し遂げられません。こと、効果を出すという意味では全体的に俯瞰した視点が不可欠です。自分の仕事や自部署の仕事が効率化されたけれど、他の人や他部署の仕事が増えて、全体として全く効率化されていないどころかかえって仕事が増えたり複雑になった、ということでは本末転倒です。リソースを割いて仕事を増やすなどということがあってはいけません。

ですので、全体を俯瞰しながら業務を整理し、その業務を帰ると全社的にどのようなインパクトが出るのかということを全社的な目で見る必要があるのです。

そのためには俯瞰する目と共に、各部署の業務について知識があること、もしくはその情報を集めるだけのコミュニケーション能力があることが重要です。そうでないと、正しいインパクト、つまり業務効率化の効果が出るのかを正しく見積もることはできません。

これが業務効率化には、業務の執行と業務効率化の実施で全く異なるスキルが必要になる理由です。

なぜ業務効率化には全社的に取り組む必要があるのか

なぜ全社的に取り組む必要があるのでしょうか。

もちろんすでに書いているように、正しい効果の見積もりをするためにも全社的な視点が必要なのですが、もっと重要なのは実際に効率化を進める段階です。

仕事はその部署だけで完結するものばかりではありません。前後の工程として他の部署が関わる場合、業務を変更する場合には1人だけではなく、多くの人の仕事に影響があります。

例えば、A部署の仕事を効率化するためにB部署の仕事も合わせて変更をする必要があったとします。

A部署の仕事は確かに効率化され、便利になったり、工数が削減されるとしても、B部署の仕事が少し増えたり、変更に関わる手間があったりした時にはどうでしょうか。当然B部署からは反対の声が上がるでしょう。自分たちが利便性を享受できない取り組みに賛成するのはなかなか難しいと思います。

そんな声が発端となって効率化が頓挫するということは、本当によくあることです。

もしも全社的な取り組みとして、例えば経営層の主導のもとに実施されていたら、こういった声に対しても「全社的な視点で見た時に合理的な判断なので協力をしてほしい」というメッセージを発信して、取り組みを前に進めることもできたと思います。

このように、各部署や各人の反対の声に邪魔をされずに進めるためにも、全社的な取り組みとして業務効率化に取り組むようにしましょう。

なぜその仕事をしている人が業務効率化も兼任ではいけないのか

業務の執行と業務の効率化にはそもそも必要となるスキルが異なるということはお伝えしました。そのため、今その仕事をしている人が最適任者ではないということはご理解いただけたと思います。

加えて、その仕事をしている人が業務の効率化を行うのがオススメできない理由があります。

今実際に業務を行なっている人が兼任で業務の効率化を行おうとすると、必ずその取り組みは後回しになるからです。

「今、忙しいから落ち着いたら」

「急遽対応しないといけないことができたので今はできない」

「自分だけでは決められないから他の人が動いたら自分も」

などの言い訳はいくらでも出てきてしまいます。

変化することは時に痛みや手間を伴います。それを実行するには、自身ではなく他の人が主導するということが必要です。

 

まとめ

業務効率化がうまくいかない3つの理由、ご理解いただけましたでしょうか。

今回、「業務効率化のスキルは業務をしている人が持っているとは限らない」「全社的に取り組むべき」「兼任では難しい」ということをお伝えしましたが、本当は「業務効率化のスキルを業務している人も持っていて」「部署や個人単位でも全社的な視点を持って取り組むことができて」「兼任ながらもしっかりと時間を割くことができる」という体制であれば理想です。

しかし、そうなるためにはそうなるための別の取り組みが必要となってしまいます。できるだけ業務効率化を成功に導くためにも、今回お伝えしたポイントを抑えて、業務効率化プロジェクトを進めていただければと思います。

社員の健康を想う"食"の福利厚生

健康的で安心・安全な美味しいお惣菜をオフィスに常備できる 社食宅配型のサービスオフィスおかんを導入してみませんか?

全国対応
初期費用0円
自動販売機プランがスタート

資料ダウンロードはこちら