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従業員を不安にさせないようスムーズに!総務担当者が行う出産手続きのポイント

社員が妊娠し、出産をすることは、大変喜ばしいことですね。

その一方で、本人にとっては休暇の仕組みや保険関係の手続きなど、初めて知ることばかりで心配が尽きないと言えます。

総務担当社員は、各制度の内容を十分に理解し、本人の不安を和らげられるよう、適切な説明及び迅速な手続きを進める必要があります。

安心して出産や育児に備える手助けを会社も協力して行いましょう。

出産に関しての一連の流れを確認しよう!

まず、妊娠からの一連の流れを説明します。大まかな流れを掴んでいることが大切です。

・妊娠が発覚、安定期に入る頃までに会社へ報告

・産休・育休の申請

・産前休業の開始

・出産

・産後休業の開始

・育児休業の開始

・復職

 

出産の手続きに関して-事前に確認しておきたい項目とは?

手続きを進めていくにあたり、出産に関して確認しておくべきことがあります。

以下の項目をチェックしていきましょう。

 

出産予定日を確認

産前休業の開始日は出産予定日によって決まります。予定日をヒアリングし、産前産後休業や育児休業期間の開始予定日を把握しましょう。

産前休業は出産予定日の6週間前から取得できます。産後休業にあたる出産の翌日から8週間は原則就業することができません(産後6週間経過後、本人が請求し、医師が認めた場合は就業可能)。

 

扶養の確認

子どもが生まれた後に、誰の扶養に入るのかを確認しておきましょう。自社にて扶養手続きをすることになった場合、後に書類をスムーズに届け出ることができます。

 

出産育児一時金の確認

出産する予定の医療機関は直接支払制度を取り扱っているのかを確認します。制度の内容については後述します。

 

出産の手続きに関して-会社が行う各種届出とは?

産前産後休業と育児休業申請書の受理

妊婦から、産前産後休業に入る1ヶ月前までには、「産前産後休業届」「育児休業届」を会社に提出してもらいます。様式は自由です。提出書類はきちんと管理しておきましょう。

 

出産手当金の届出

出産手当金とは、健康保険の被保険者が出産の為に会社を休んだために、給与が受けられない場合に支給される手当金です。 会社は産休期間に応じた出産手当金の申請のために必要な書類を用意しましょう。

・出勤簿

・申請期間と期間前1ヶ月分の賃金台帳の写し

・母子健康手帳の写し(本人から取得しましょう)

・健康保険証の写し(本人から取得しましょう

・健康保険出産手当金支給申請書(協会けんぽの場合。健康保険機関により名称は異なります)

健康保険出産手当金支給申請書には、出産した医療機関での医師の証明の記載が必要となります。予め本人に渡し、出産後に必要事項を記入してもらった用紙を回収しましょう。回収後、給与に関する証明欄に会社が記入し、上記の書類が揃えて、健康保険加入先へに提出します。

 

出産育児一時金受給の届出

出産育児一時金とは、健康保険が効かない出産や妊娠にかかる費用による家計への負担を軽減する事を目的にした制度です。妊婦が出産したときに出産育児一時金が支給されます。出産育児一時金の額は、定額で420,000円支給されます。(場合によっては減額もあります。)

妊婦が出産する予定の医療機関の多くが直接支払制度を採用していますので、基本的に本人と医療機関で届出が行われます。

もし、医療機関が直接支払制度を採用していない場合は、会社は「健康保険被保険者・家族出産育児一時金請求書」(協会けんぽの場合。健康保険機関により名称は異なります)に、医師、助産師または市町村長による出産の証明を受け、健康保険加入先へに提出します。

育児休業給付金の届出

育児休業給付金とは、最長2歳まで雇用保険から収入を補助してくれる制度です。会社は育休機関に応じた育児休業給付金申請のために必要な書類を用意しましょう。

・育児休業給付受給資格確認票・(初回)育児休業給付金申請書

・出勤簿

・申請期間と期間前1ヶ月分の賃金台帳の写し

・母子健康保険手帳の写し(本人から取得しましょう)

・雇用保険被保険者休業開始時賃金月額証明書

この証明書は会社が記載しますが、記載事項に相違がないことを被保険者が確認し、押印または自筆の署名が必要になります。

上記の書類が揃えば、育児開始から4ヶ月を経過する日の属する月の末日までに所管のハローワークに届出します。

 

社会保険料免除の届出

会社は、産休・育休中の社会保険料が免除になる届出をしましょう。

・健康保険・厚生年金保険産前産後休業取得者申請書

・健康保険・厚生年金保険育児休業等申請書

上記の書類を揃え、所管の年金事務所に届出します。

以上です。多くの書類があり、書類によって届出先も違ってくることが分かりましたね。一つ一つ確実に進めていきましょう。