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タイムマネジメント教育で叶える時短効果と生産性UP

働き方改革の中で重要視されるタイムマネジメント。タイムマネジメントのスキルを上げることができると社員の業務負担はグッと下がるでしょう。ここでは、タイムマネジメントの必要性、メリットやコツ、組織でできる社員のタイムマネジメントのサポートについてご紹介します。

タイムマネジメント教育の必要性

社内に業務に追われてパニックになっている社員はいませんか?社員にタイムマネジメントを浸透させるには、まずタイムマネジメントを行なう必要性や有効性を社員が自覚させなければいけません

人手不足で業務量の増加

採用難に加えて、転職のハードルも低くなっている今、社員の入れ替わりが頻繁になり、そのしわ寄せで社員の業務負担が増える企業も多いのではないでしょうか。負担が増えると、仕事に不満を抱えがちで、仕事の質も落ちてしまいます。そして次々社員が転職するという負のスパイラルに陥ってしまうのです。

仕事内容の多様化・複雑化

現代では難易度の低いタスクでも、その内容の多様化と複雑化が進んでいるといわれています。自分だけで完結できないタスクがあると、さらに会社全体の業務が停滞する確率が高まるでしょう。また過度なタスク量は、ミスや間違いがでやすく、その対処にも時間を取られるサイクルが進捗を阻みます。

社員のストレスの増大

膨大な量の仕事、納期に間に合わない仕事、発生したミスや問題への対処、思うような成果につながらないなどの不満が、社員の頭の中に浮かんでいる状態ではストレスは蓄積されていくばかりです。仕事に対してポジティブに捉えることは難しくなるかもしれません。

タイムマネジメントのコツ

優秀な成果を上げる社員はタイムマネジメントをきちんと行ないます。タイムマネジメントは、仕事の前の「準備」にも相当しますが、タイムマネジメントのコツを見ていきましょう。

現状把握(仕事量と所要時間)

自分の仕事の現状を把握することがタイムマネジメントには不可欠です。何をしなければならないか、いつまでに仕上げるべきかだけでは不十分です。一つの仕事に「自分」はどれくらいの時間が掛かるのかを把握することがポイントです。

阻害要因の把握

毎日の仕事時間の中で、知らずに過ごしているムダな時間は、思っているより多いといわれます。怠けているわけではないのに捗らない「ムダ」は意外に軽視されがちです。仕事をすばやく、質高く仕上げるには集中する時間がどうしても必要になってきます。集中を削ぐ原因としては逐次のメールやSNS対応が代表的です。オフィス環境によって、さまざまな阻害要因があるでしょう。

優先項目、優先時間の設定

膨大な仕事量や多岐にわたるタスクがあっても、優先項目からこなしていくと、重要でないことに時間を割いてしまうことがなくなります。あれもこれもやらなくてはならない状況から抜け出す第一歩です。

詰め込まない

タイムマネジメントは早く、たくさんこなすというよりも早く、質高く仕事を進めるためのものです。予定を詰めすぎたスケジュールは、よいタイムマネジメントとはいえません。私たちは機械ではないので、ほとんどの場合、予定外のことが起きたり、疲れが出てきたりするものです。フレキシブルに対応するための余白が必要です。

組織で取り組むタイムマネジメントの働きかけ

組織でも社員のタイムマネジメントの後押しをしていきたいですよね。人事としてどんなことができるのか、下記を検討の際の参考にしてみてください。

タイムマネジメントのメリットを伝達

タイムマネジメント研修では、時間管理のできない社員ほどタイムマネジメントも仕事と捉えがちです。そういった意識を払拭するためにも、タイムマネジメントのメリットを十分に伝えておきましょう。決して企業の生産性が上がったり、一人の社員が数人分をこなせたりという企業メリットだけではないはずです。具体的には以下のようなメリットが考えられます。

・仕事が進めやすいためモチベーションが上がる
・間違いが減るのでストレスが軽減できる
・職場のコミュニケーションが円滑になる
・目標が達成しやすい
・短時間でもスキルアップ効果が見込める
・精神的にも体力的にも余裕が生まれる

共有機会の創出

自分がどんな業務をしているのか、何を目標としているのかを上司や同僚と共有する機会を提供すると、必然的にタイムマネジメントが行いやすくなるようです。たとえば上司との定期ミーティングには、その「共有」の目的を伝えることも大切です。共有することで優先事項や目標の確認とコミット、そして周囲の理解や協力支援を引き出せるようになります。

効率手法やツールの導入

業務の形態に応じて、社員の工数を簡素化できる点がないかを常に模索しましょう。便利に使える機器やツールも次々に登場しています。社員の意見やアイデアを取り入れながら、積極的にITやデジタルの導入も叶えていけるといいですね。

まとめ

タイムマネジメントができるかできないかで、それぞれの社員がこなす業務の正確さや質の高さにも雲泥の差が出ることは明らかです。ほんの少しのコツやタイムマネジメントにつながる時間を確保することで、生産性向上も大きく期待できるでしょう。

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