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オフィスレイアウト変更で効率的で働きやすい職場づくりを!

人事異動・人材の増員などにより、オフィスのレイアウトを変更しようとしている担当者の方も多いのではないでしょうか。レイアウト次第で社員の集中力やモチベーション、しいては業務の効率に影響すると言われています。また、来訪者の多いオフィスでは、会社に対しての印象をオフィスイメージから受け取る部分も多くあります。それでは、変えることで様々なメリットを引き出せる、効果的なオフィスのレイアウト変更についてポイントをおさえながら紹介していきましょう。

オフィスレイアウトを意識する必要性とは?

その1:従業員のモチベーションとの関係性

オフィスレイアウトとは、単なる導線を確保した空間や部署を取りまとめた配置というだけではありません。社員にとっては一日の大半を過ごす場所となるため、身体的にも精神的にも大きく影響を及ぼし、業務の効率にもかかわってくる重要な要件です。個のスペースであるワーキングデスクのサイズやデスク周辺の空間の取り方一つでもストレスの引き金となり、モチベーションの低下につながることもあり得るのです。

その2:組織としての生産性にも関わるレイアウト

大前提である導線の確保が行われていないレイアウトや、コミュニケーションの取りにくい配置や他部署間連携の取れない空間では生産性にも影響を及ぼします。活発なコミュニケーションは業務改善や活性化の大切な要となります。人員増員や組織変更で常に流動的であるからと軽んじることなく、生産性向上の一つのツールとしてオフィスレイアウトをとらえてみましょう。

効果的なオフィスレイアウトが与えるメリット

従業員のモチベーションも左右するレイアウト

1日の大半を過ごすオフィスレイアウトが業務を執り行いにくい環境の場合、効率はおのずと低下していまいます。例えば、無機質なオフィスよりも観葉植物や落ち着いたカラーを配色したオフィスのカラーコーディネイトなどは、従業員が落ち着いた気持ちで業務に取り組むことができたり、共有使用する棚やオフィス家具であっても、清潔に手入れされ、必要なものがすぐに取り出せる整理された環境であれば、会社で過ごすことの快適さがモチベーションを維持してくれます。

従業員満足度の高いレイアウトは生産性向上につながる!

1日の大半を過ごすオフィスレイアウトが、他の部署より狭い、動線として遠回りなど、業務をとり行いにくい環境の場合、効率はおのずと低下していまいます。個人の席のスペース確保においても例えば常に商談や会議などで離席することの多い部署なのか、商品やカタログなど身辺にデスク以外に場所の確保が必要な部署なのか等、各部署の業務特性を理解してスペースを割り出すことが必要となります。業務がスムーズに行える環境づくりの一つであるレイアウトは、直接、組織の生産性につながります。より業務に合致したレイアウトに変更することで従業員満足度があがり生産性向上を期待できます。

オフィスレイアウトをどう考える?

オフィスレイアウトを考える際に重要なのが、オフィスの空間を用途や機能に応じたスペースに分ける作業です。この作業の成否は業務効率に直接影響します。まずは、会議スペース・執務スペース・商談スペース等、必要なスペースを漏らすことなくリストアップ、それぞれの空間の配置や広さについて検討します。配置においては、移動のコストを減らし、コミュニケーションを円滑にするため、関連性の高いスペース同士は近くに配置します。具体的にいうと、商談スペースと来客の対応が多い営業部は近くに配置すると良いでしょう。広さに関しては、利用人数の差異によって配分する必要があります。ここはとても大切な段階なので、社内の意見を収集しながら上手に反映させていきましょう。

オフィスレイアウトの効果的な事例

事例1:カチシステムプロダクツ株式会社

顧客先に常駐する社員の帰属意識向上をテーマに、フリーエリアを設置

外部常駐社員が全体の9割を占めているこの企業の課題は、会社に席があっても実用の面で使いづらいため、自社でありながら居心地の悪さにつながっていたことでした。そこで、移転をきっかけにエントランスにコミュニティールームを設置したことで、執務エリアに入らずに立ち寄れるコミュニティールームができ、外部常駐社員が気軽に立ち寄れるようになりました。戻っても居場所がない、勤務中のオフィスに入りにくいなどの根本的な課題が解決したことで、自社への帰属意識の向上にもつながり、経営層としても働き手に対する企業側の姿勢や想いを伝える結果となったのです。

事例2:株式会社ケイズコーポレーション

リラクゼーションルームを新設したことで、社員同士の自然なコミュニケーションを促進

新オフィスにこの企業が導入したのが、執務エリアと場所を切り離した奥まった空間にリラクゼーションルームを設置したことです。カフェバーにはエスピレッソマシンや紅茶などを用意し、冷蔵庫も設置しました。最も効果的だったことの一つに、旧オフィスでは喫煙スペースとして利用者が限定されていたフリースペースを、誰でも利用できるエリアにしたことでした。それまでは、喫煙者しか一息つける場所がなかったことで、社内でも非喫煙者から不満の声が上がっていたのです。この変更により、喫煙者・非喫煙者の壁のない、幅広い社員間コミュニケーションの活性化につながっただけでなく、会社としても全社員に向けて一歩成長した姿勢を示すことができたのです。

事例3:ペットゴー株式会社

フロアを統合し、パーティションも無いフリーな空間が、組織活性化に一役!

こちらの企業では、分散型からフロア集約型に変えたことと部門間のパーティションも設置していないため、形式ばった会議ではなく思い立ったら気軽にコミュニケーションが促進されるようになりました。近接性の高い部門配置にしたため部門間の課題共有のスピードもアップし、すぐに改善という動きにつながっていきます。社長室をあえて設けないことで、社長がフロアを頻繁に行き来し、社員のアイデアや進捗状況における課題などを話しかけられる機会が増えました。社内の従業員同士の横のつながりだけでなく、経営層と社員という縦のつながりが強化されたことで、今後もお客様からのニーズの細やかに答えるための基礎固めができていますね。代表は、今後のビジネスの展望を考え、社員が居心地良く、働きやすい、そしてモチベーションの上がるような環境にしたい。将来はペット好きの社員たちがオフィスでもペットと一緒に過ごせる、新しいペットライフを体現できるオフィスにしたいという想いも抱かれており、こちらも企業としての社員への想いが伝わるレイアウトになっているようです。

オフィスレイアウト変更について相談しよう

社内で案を検討するという選択肢のほかに、大小様々な企業のレイアウトの事例を持った専門の業者に相談してレイアウト変更を進めるという選択肢もあります。ここではオススメの業者についてご紹介します。

ヒトカラメディア

レイアウトだけでなく、企業として目指す目的や経営戦略や企業としての想いをもコンセプトに盛り込みながら依頼企業と一心同体でオフィスづくりを支援するサービスが特徴で、時として物件の選定からも加わってもらえる手厚いサービスが人気の秘訣です。

レイアウト変更事例企業:株式会社サーキュレーション

日本最大規模の「プロフェッショナル人材のシェアリングサービス」を展開している株式会社サーキュレーションさんのオフィス移転に関わり、プロが集まる場所としての上質感を演出する提案を行う。

引用:ヒトカラメディア

 

KOKUYO オフィスレイアウト相談室

オフィス家具メーカーでも知られるKOKUYOが運営する相談室で、安定の信頼感が特徴です。オフィスの人員増や移転、新規開設やリニューアルなどパターンごとのフォーマットが事前に数種類用意されているので依頼もスムーズにできそうですね。レイアウト案も2回目まで無料で提案しなおしてくれるのも嬉しいポイントです。さらに家具や細かな備品についての相談も可能なので、短時間でオフィス提案を受けたい場合にも重宝しそうです。

レイアウト変更事例企業:三井不動産株式会社(シェアオフィス)

シェアオフィスの特性である音対策が必要なエリアにサウンドマスキングシステムや、

使用用途や意匠に合わせてスピーカーの配置や音の設定を提案。

引用:KOKUYOオフィスレイアウト相談室

 

WORK OFFICE CREATOR

オフィスレイアウトに関してさまざまなニーズに合わせたサービスを提供しています。デザイナーからのヒアリングや要望の整理、現地調査、訪問での打ち合わせ、見積り提示までは無料で行ってくれることが特徴です。

レイアウト変更事例企業:有限会社明日香出版社

オフィスが働きやすく、アイデアを生み出しやすいリラックスして仕事のできる空間を作ることで、ナレッジ(知識)を生み出すオフィス空間へ。

引用:WORK OFFICE CREATOR

まとめ

オフィスのレイアウト変更における役割や目的、具体的な業者選定についてポイントをおさえて紹介してきました。オフィスは単なる空間の創出だけでなく、社員のモチベーションや企業としての生産性を左右し、企業としての従業員への想いを具現化した形として映し出すこともあります。レイアウト変更は容易なことではありませんが、会社の将来を変える大きな投資案件だと捉えて、前向きに楽しんで取り組んでみてはいかがでしょう?まずは、取り組む方自身がこのオフィスレイアウトで働きたいと感じたら成功の一歩かもしれませんね。

 

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